Differenze tra Configuration Management e Change Management

Chiunque abbia un minimo di esperienza di project management conosce quanto sia importante una corretta gestione delle varianti in corso d’opera.

Quando un progetto ha superato la fase di pianificazione ed i lavori sono stati avviati, si può dire che buona parte del lavoro di un project manager consiste nel gestire le richieste di modifica provenienti dai vari stakeholder del progetto.

Alcune modifiche possono riguardare le baseline di progetto (ad esempio obiettivi, tempi e costi). Altre modifiche riguardano il prodotto stesso del progetto così come le sue specifiche.

I sistemi di Configuration Management (gestione della configurazione) e Change Management (gestione delle modifiche) sono utilizzati per gestire questi tipi di varianti.

Ma mentre il sistema di gestione delle modifiche (Change Management System) è ben noto, il termine Configuration Management non è altrettanto noto se non nel settore ICT in cui è molto utilizzato.

Spesso i due sistemi vengono confusi e assimilati come sinonimi ma non è così.

Sistema di gestione della configurazione (Configuration Management)

Si tratta della procedura che viene adottata per gestire le varianti alla configurazione di un prodotto sviluppato da uno specifico progetto. Ad esempio, ogni volta che un cliente richiede di variare le specifiche inizialmente concordate di un prodotto che dobbiamo realizzare per lui occorre applicare tale procedura per:

• verificare la consistenza e la fattibilità di quanto richiesto e la compatibilità con il progetto;
• analizzare gli impatti della modifica ad una componente del prodotto in termini di tempistiche e costi ripetto alle altre componenti (ad esempio, qual è l’impatto della modifica ad un modulo software sugli altri moduli del sistema da sviluppare);
• valutare le implicazioni contrattuali;
• individuare le responsabilità coinvolte ed i soggetti finanziatori;
• attivare le procedure di escalation perché si completi il processo decisionale riguardante la modifica richiesta.

Sistema di gestione delle modifiche (Change Management)

In ogni momento del ciclo di vita di un progetto si può determinare la necessità di apportare dei cambiamenti. Ad esempio, ci si può trovare a dover modificare il budget a fronte di un andamento imprevisto dei costi. Oppure occorre consolidare un determinato ritardo nei lavori e dover richiedere una proroga.

Questi tipi di cambiamenti che coinvolgono i processi o le baseline di progetto sono gestiti attraverso il sistema di change management.

Lo scopo del sistema di gestione delle modifiche è quello di:

• analizzare ogni esigenza di modifica e valutarne l’impatto sul progetto;
• attivare le procedure di escalation per supportare il processo decisionale riguardante la modifica;
• implementare le modifiche approvate nel progetto minimizzandone gli impatti negativi.

Il sistema di gestione delle modifiche assicura così che ogni richiesta di modifica sia registrata, analizzata e poi approvata o respinta. Se viene approvata, tutti i vincoli di progetto saranno analizzati per ogni possibile impatto dovuto a questa implementazione della modifica.

Un buon sistema di change management deve garantire che tutti i parametri interessati siano identificati e analizzati in rapporto ai possibili impatti prima che la modifica venga implementata al fine di evitare o ridurre al minimo gli effetti negativi.

Ogni organizzazione dovrebbe predisporre la procedura di gestione delle modifiche come un asset organizzativo e quindi indipendente dal singolo progetto. Ogni progetto dovrà farla sua ad adottarne le modalità operative.