Coinvolgere gli stakeholder

coinvolgere gli stakeholderI soggetti coinvolti in un progetto possono assumere atteggiamenti diversi in funzione del loro ruolo o delle loro aspettative. In prevalenza si distribuiscono nelle due categorie dei disponibili oppure degli ostili con poche vie di mezzo. Questo fatto pone il project manager nella condizione di dover decidere cosa fare con ciascuno di loro.

Ci possono essere tre modalità per gestire e coinvolgere gli stakeholder:

  1. Ignorarli. Si può assumere questo atteggiamento almeno fino a quando qualcosa di spiacevole accade e poi reagire per far fronte alla situazione di crisi. Non fare nulla può sembrare una buona idea quando c’è poco tempo, ma agire in questo modo reattivo è sempre un falso risparmio di tempo e di energie. Quando la crisi scoppia si deve agire in una situazione di vulnerabilità, l’atmosfera è tipicamente ostile e il tempo e lo sforzo necessario per ripristinare la situazione può facilmente superare il tempo e lo sforzo necessario per utilizzare una qualsiasi delle opzioni alternative.
  2. Gestire gli stakeholder. Assumendo un atteggiamento proattivo ci si trova in una posizione molto più forte per affrontare qualsiasi possibile inconveniente. Questo approccio prevede l’identificazione di tutti gli stakeholder del progetto riconoscendone i bisogni e le aspettative e definendo una strategia di comunicazione pianificata al fine di massimizzare il loro sostegno al progetto e ridurre al minimo le possibili contrapposizioni.
  3. Coinvolgere gli stakeholder. Questo approccio richiede un cambiamento di paradigma nel modo di pensare. Piuttosto che cercare di gestirle, si invitano le parti interessate a diventare parte del processo volto a soddisfare le loro esigenze. Si parte dalla definizione dei prodotti del progetto e dei loro requisiti e si procede in fase di realizzazione con momenti di verifica della corrispondenza tra quanto realizzato con le aspettative e le specifiche precedentemente definite. Cercare di coinvolgere gli stakeholder nel procedere in partnership con il team di progetto richiede al project manager alcuni accorgimenti fondamentali:
    • Costruire integrità e fiducia nel rapporto con tutte le parti interessate mostrandosi aperto e onesto.
    • Assumere comportamenti proattivi attivando da subito un flusso continuo di informazioni verso i vari stakeholder e svolgendo un’attenta analisi dei rischi in modo da individuare in anticipo eventuali problemi che possono sorgere durante il ciclo di vita del progetto.
    • Essere trasparente e non nascondere le informazioni o manipolarle quando la situazione del progetto si fa difficile.
    • Coinvolgere gli stakeholder nel processo di assunzione di responsabilità sulla qualità dei risultati del progetto.