Livello di utilizzo delle risorse

Il livello di utilizzo delle risorse costituisce uno dei principali indicatori per comprendere se un progetto è ottimizzato ed in caso contrario costituisce un importante segnale di allarme.

Disporre delle giuste risorse nel posto giusto al momento giusto costituisce un vincolo decisivo per il buon esito di un progetto. Tuttavia è sorprendente vedere quanti progetti finiscano per trovarsi in difficoltà anche quando siano presenti fin dall’inizio chiari segni di un impiego non ottimizzato del personale.

Tali segnali di allarme sono prevalentemente riconducibili a:

Livello di utilizzo basso oppure irregolare o sconosciuto. Certamente un basso livello di utilizzo delle risorse costituisce un problema finanziario ma i responsabili di progetto dovrebbero porre particolare attenzione al livello di utilizzo anche per altre motivazioni. Un livello di utilizzo eccessivo può portare le risorse al burn-out ed a scarsa qualità del lavoro riducendo complessivamente le prestazioni del team di progetto. E’ quindi importante avere una visione aggiornata di come le risorse sono allocate sulle attività per prevenire questi fenomeni ed evitare che abbiano effetti negativi sui tempi di consegna.

Eccessivo ricorso a risorse esterne. Questo fatto può dipendere anche da fattori oggettivi legati alla scarsa disponibilità di personale interno qualificato. Molto più spesso è invece dovuto al fatto che non si è stati in grado di prevedere o di gestire la necessità di determinati  ruoli professionali. Il ricorso a risorse esterne risolve il problema contingente ma spesso si cristallizza in un’abitudine reiterata che porta ad un’aumento di costi in particolare se viene gestito attraverso contratti time & material.

Report che indicano frequenti ritardi. Quando l’attività di reporting evidenzia frequenti ed inaspettati ritardi sui lavori ed in particolare sulle attività presenti sul percorso critico è molto spesso un indicatore di un livello di utilizzo delle risorse non ottimizzato. Anche la difficoltà di ottenere per tempo informazioni aggiornate sul lavoro svolto è quasi sempre un sintomo di una gestione non ottimizzata.

Eccessivo costo consuntivato delle attività pianificate. Questo dipende molto spesso dalla necessità di intervenire per comprimere le tempistiche aggiungendo risorse inizialmente non preventivate. Può essere causato da fenomeni imprevisti ma se si produce con regolarità è sempre un sintomo di un utilizzo inadeguato delle risorse.

Problemi di conformità ai requisiti. Purtroppo gli audit della qualità portano ad individuare problemi di utilizzo delle risorse quando è troppo tardi. A volte un livello di utilizzo eccessivo delle risorse si risolve in una non-conformità rispetto ai requisiti concordati con la committenza e ciò porta a ri-lavorazioni e riallocazioni di risorse che comportano inevitabilmente costi aggiuntivi.