Flessibilità nei progetti

I responsabili di progetto sono costantemente alla ricerca di modi per migliorare la reattività e produttività del team di progetto.

A volte un’applicazione rigida di una metodologia di project management non aiuta soprattutto nelle situazioni in cui non esiste molta esperienza.

In questi casi è opportuno aumentare il livello di flessibilità nei progetti pur garantendo i necessari requisiti di monitoraggio e controllo.

Mantenersi flessibili non significa operare in modo approssimativo ed improvvisato. In molte, troppe, organizzazioni la ricerca della flessibilità porta ad annullare i benefici di un approccio metodologicamente strutturato.

Si tende in questi casi ad accorciare le tempistiche ed a saltare importanti passaggi di pianificazione che consentirebbero di anticipare ed analizzare possibili problemi che potrebbero ostacolare i lavori.

Può quindi essere opportuno comprendere meglio come recuperare in flessibilità senza causare difficoltà ad un progetto.

Rivedere, Cancellare o Creare nuovi piani se necessario

L’attività di pianificazione non deve essere svolta solo prima di avviare i lavori ma occorre rivedere periodicamente l’allineamento delle varie attività una volta che il progetto è partito. Durante l’esecuzione dei lavori è inutile cercare di mantenere in vita a tutti i costi la pianificazione iniziale quando diviene evidente che occorre procedere ad una ripianificazione. Essere flessibili in questo caso significa che, finché c’è la possibilità di riportare i lavori in linea con il piano, occorre fare il possibile in questa direzione, ma quando appare chiaro che ciò non è possibile, occorre produrre un nuovo piano che tenga conto degli scostamenti che si sono determinati fino a quel punto.

Svolgere frequenti incontri e sessioni di brainstorming per verificare l’andamento dei lavori

La flessibilità nei progetti viene assicurata anche da un constante allineamento tra tutti i soggetti coinvolti
In funzione del livello di criticità che un progetto ha in rapporto agli obiettivi aziendali, può essere opportuno svolgere in modo ravvicinato incontri per l’analisi dello stato di avanzamento dei lavori e per trovare soluzioni a problemi che si manifestano durante il ciclo di vita di un progetto. Questo fatto consente di intervenire quando non è troppo tardi e di non trovarsi quindi a dover consuntivare ritardi senza potervi porre rimedio. Inoltre l’abitudine ad incontrarsi frequentemente aiuta il team ad avere una visione complessiva delle problematiche e a poter dare un contributo all’individuazione delle soluzioni.

Flessibilità nei progetti e Quality Assurance

Dal momento che la pianificazione deve continuamente evolversi e crescere in ogni fase del progetto, il project manager e i membri del team dovrebbero costantemente vigilare sui possibili sintomi di scarsa qualità nel progetto. Identificare i problemi retrostanti aiuta i membri del team a trovare soluzioni ed a velocizzare il delivery. In questa attività di quality assurance dovrebbe essere coinvolta anche la committenza in modo da rilevare anche il livello di customer satisfaction.

Tracciare le modifiche alla documentazione

E’ importante che ogni modifica rispetto ai requisiti iniziali venga tracciata. Il team di progetto comprende il ruolo della documentazione nel garantire il commitment, ma le modifiche che intervengono durante i lavori e la ricerca di maggiore flessibilità nei progetti suggeriscono di rivedere quanto inizialmente prodotto. Pertanto le modifiche eventualmente apportate al progetto dovrebbero riflettersi nella documentazione di supporto. Il project manager deve lavorare con i membri del team per migliorare la qualità della documentazione che sarà fondamentale per assicurare la produttività nelle lavorazioni successive.