La definizione di un modello di PMO può essere utile per tutte quelle organizzazioni che vogliono dotarsi di un Project Management Office e che vogliono prefigurarsi i diversi stadi di implementazione.
L’introduzione in un’organizzazione del Project Management Office (PMO) dovrebbe essere gestita essa stessa come un progetto articolato per fasi.
Un aspetto preliminare importante corrisponde alla definizione di un modello di PMO come riferimento per comprendere cosa si vuole realizzare nel tempo e fin dove ci si intende spingere considerando le risorse disponibili.
Non è possibile implementare da subito il modello completo poiché ogni livello di implementazione introduce elementi di innovazione rispetto al livello precedente che necessitano di tempo per essere metabolizzati.
Una volta che un livello è stato raggiunto e l’organizzazione ha visto crescere il suo livello di maturità nel project management, allora si può pensare di passare a realizzare il livello successivo.
In quest’ottica, può essere rappresentato un modello di PMO articolato in 5 livelli che possono essere realizzati in progressione:
- Definizione della Metodologia di Project Management. Si tratta del livello iniziale di introduzione del PMO in un’organizzazione che ha come obiettivo l’individuazione sul mercato di una metodologia per la governance dei progetti ed il suo adattamento alle esigenze dell’organizzazione. La metodologia che deve essere costruita dalla persone del PMO può integrare prassi esistenti con nuovi processi e standard. E’ un percorso che può richiedere anche molto tempo in funzione del livello di maturità di un organizzazione nell’applicazione del project management.
- Formazione dei team di progetto e consulenza interna. Una volta messa a punto la metodologia e sperimentata la sua applicazione su progetti pilota, il PMO (in modo diretto o attraverso consulenti esterni) inizia l’opera di formazione sulla metodologia di tutto il personale coinvolto nei progetti in modo che la metodologia possa essere applicata su tutti i progetti. Inoltre il PMO deve essere in grado di fornire supporto ai project manager impegnati nell’applicare la metodologia in modo da poter allineare i loro comportamenti agli standard fissati aziendalmente e al tempo stesso migliorare nel tempo la metodologia.
- Audit interno sui progetti.Man mano che si diffonde l’utilizzo della metodologia e prosegue l’attività di formazione e consulenza interna, il PMO inizia a svolgere interventi di auditing per verificare che tutti rispettino nei progetti gli standard di project management e al tempo stesso valuta la performance dei progetti e le aree di miglioramento.
- Gestione delle risorse. A questo stadio di evoluzione, il PMO può assumere su di sé le decisioni sull’allocazione delle risorse sui vari progetti. Ciò presuppone l’acquisizione del ruolo di funzione di staff al management con completa visibilità sull’insieme dei progetti gestiti da un’organizzazione.
- Project Portfolio Management. Costituisce il punto di arrivo nell’evoluzione del PMO che corrisponde all’introduzione di strumenti evoluti di PPM per supportare il management nelle scelte strategiche fornendo indicazioni per selezionare i progetti, individuare le fonti di finanziamento, assegnare le risorse, supervisionare l’avanzamento dei lavori.
Il modello di PMO descritto deve essere implementato rispettando la struttura temporale descritta. Come detto in precedenza, non si può passare al livello successivo finché l’organizzazione non ha fatto propri i risultati dello stadio in cui si trova.
Per lo stesso motivo non è possibile pensare di saltare alcuni stadi perché ciò metterebbe a rischio l’intera implementazione del modello di PMO.
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