Nella società moderna c’è una spinta sempre più marcata che privilegia la ricerca dell’efficienza in tutti i modi.
La congiuntura non favorevole porta molte organizzazioni ad operare in un regime di “cost obsession”.
L’importante è tagliare i costi e le attività superflue, ridurre i tempi di lavorazione il più possibile, privilegiare l’operatività all’analisi.
Ma l’efficienza operativa non è necessariamente sinonimo di efficacia. Efficacia, efficienza e produttività, non sono sinonimi.
L’efficacia ha a che vedere con la capacità di raggiungere i propri obiettivi, l’efficienza ha a che vedere con la quantità di risorse che impieghiamo nel raggiungere i nostri obiettivi e la produttività è in prima approssimazione data dal rapporto tra efficacia ed efficienza.
Quindi un’organizzazione deve prima di tutto ripromettersi di raggiungere i propri obiettivi ed a quel punto valutare le risorse necessarie. Altrimenti a furia di tagliare i rischio è quello di non riuscire più a raggiungere gli obiettivi.
L’efficacia nel project management dipende quindi dal modo in cui tutta l’organizzazione supporta il processo di allineamento dei risultati operativi con i propri obiettivi di business.
Ciò significa che:
- i singoli progetti devono essere coerenti con la strategia aziendale ed essere correlati a specifici obiettivi di business;
- è necessario valutare attentamente in fase di pianificazione i rischi che possono ostacolare i progetti e quindi il raggiungimento di specifici obiettivi;
- la struttura di management e i sistemi di pianificazione e controllo devono consentire di gestire efficacemente i vari progetti anche in un’ottica di lungo termine;
- occorre dedicare sufficiente tempo alla fase di pianificazione in modo da evitare che in corso d’opera ci si trovi a dover rincorrere le emergenze.
Inoltre è assolutamente necessario che un’organizzazione si doti di una metodologia di project management come base per uniformare i comportamenti interni ed orientarli all’eccellenza operativa.
L’efficacia nel project management è essenzialmente affidata alla capacità di gestire con metodicità i progetti evitando:
- lo svolgimento di troppi progetti in contemporanea rispetto alle risorse disponibili;
- una valutazione superficiale o improvvisata dei tempi e costi necessari per ogni progetto;
- una mancanza di coordinamento che porta le persone che compongono il gruppo di progetto a non condividere i piani approvati e le scadenze prestabilite.
- la mancanza di chiarezza e trasparenza nel concordare l’apporto che viene richiesto a ciascuna persona coinvolta in un progetto;
- una continua modifica delle priorità e/o dell’ambito del progetto che finiscono per determinare conflitti interni di difficile soluzione.
Perché questo modo di operare si diffonda e si radichi nell’organizzazione è necessario, oltre alla definizione di una metodologia di project management, anche un programma di training dei project manager e dei componenti i team di progetto che li accompagni nello sviluppo delle loro competenze in modo omogeneo con le best practices introdotte.
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