Il multi-project management (gestione multi-progetto) è sostanzialmente diverso dal project management.
Nel caso della gestione single-project, il project manager ha la responsabilità solo per il progetto che deve coordinare. Invece il responsabile della gestione multiprogetto ha visibilità su tutti i progetti che è chiamato a coordinare.
Ciò può essere utile quando è importante gestire l’allocazione delle risorse in modo da tener conto delle esigenze di una pluralità di progetti oppure quando l’insieme di progetti costituisce un programma finalizzato a conseguire obiettivi di alto profilo strategico. In quest’ultimo caso si parla di Program Management.
Invece nella maggior parte dei casi si tratta di dover gestire progetti non collegati tra loro se non per il pool di risorse che è lo stesso. Per cui la pianificazione di un progetto non può prescindere dalla pianificazione degli altri ed occorre qualcuno che verifichi la compatibilità e sostenibilità dei piani prodotti. Si può trattare di un project manager esperto o di un manager del Project Management Office.
E’ quindi importante che un contesto multiproject venga gestito con attenzione ricorrendo magari a tools di project portfolio management per verificare on-going l’allineamento con gli obiettivi aziendali e con gli obiettivi specifici di ciascun progetto.
Inoltre il management vuole avere visibilità sull’andamento dei progetti durante il loro ciclo di vita per poter intervenire rimuovendo gli ostacoli ed ottimizzare l’utilizzo delle risorse in rapporto ai tempi e costi previsti. Per questo è importante che chi ha la responsabilità di coordinare un ambiente multi project abbia anche gli strumenti per poter prendere le giuste decisioni e documentarne gli effetti.
Da questo punto di vista, ad esempio, in un ambiente multi-project l’approccio tradizionale di pianificazione basato sul percorso critico risulta debole nel garantire il rispetto dei tempi in una situazione in cui esistono molteplici vincoli sulle risorse. In tal caso diviene difficile fare delle previsioni quando le risorse hanno priorità che sfuggono al controllo del project manager. Ciò può produrre slittamenti temporali ed a cascata effetti anche sull’ambito dei singoli progetti.
In questi casi risulta preferibile adottare l’approccio della Critical Chain che risulta eccellente in ambiente multi-project e nel program management proprio a causa della sua focalizzazione sulla rimozione dei colli di bottiglia e dei vincoli organizzativi sulle risorse.
Questo produce effetti benefici in quanto viene semplificato il livellamento delle risorse e viene abbattuta anche la tendenza a far lavorare le risorse in multitasking dimenticando lo spreco di tempo dovuto allo switch mentale e organizzativo nel passare da un task all’altro.
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