Analisi Make or Buy

analisi make or buyL’analisi make or buy svolge un ruolo molto importante nella gestione dell’approvvigionamento di progetto e, più in generale, nel processo decisionale che guida la scelte iniziali riguardanti un progetto o parti di esso.

Infatti uno dei principali interrogativi che dovrebbero caratterizzare le scelte di avvio è se sia più conveniente realizzare internamente uno o più deliverable oppure commissionarli all’esterno.

Uno sviluppo interno implica una verifica sulle competenze delle risorse disponibili. L’acquisto all’esterno implica una attenta selezione dei fornitori con le risorse e le capacità più adeguate.

In generale, il risultato di un’analisi make or buy dipende dalle caratteristiche del progetto e dal livello di tolleranza al rischio che si intende assumere.

Esistono vantaggi e svantaggi di entrambi gli approcci e in un qualsiasi progetto esisterà probabilmente un mix di cose che si acquistano e di cose che si fanno internamente. Pertanto, può essere utile esaminare i pro e i contro delle due diverse opzioni.

Vantaggi e svantaggi dell’opzione Make

I vantaggi del realizzare internamente assumendosi la responsabilità della consegna al cliente finale includono:

  • Evitare i costi di approvvigionamento. La gestione di un appalto comporta comunque costi amministrativi di gestione della commessa o della gara d’appalto che nel caso di realizzazione interna non vengono sostenuti.
  • Evitare la contrattualistica. Una commessa esterna comporta la predisposizione e successivamente la gestione della relativa contrattualistica con tutti gli aspetti legali ad essa collegati. Ciò viene meno nel caso di sviluppo interno con conseguente risparmio di costi amministrativi e possibilità di iniziare i lavori più velocemente poiché non c’è bisogno di negoziare le condizioni e gli aspetti legali.
  • Qualificare i team di progetto. Ogni nuova attività consente ai team di progetto di fare esperienza ed acquisire maggiori competenze. Tali competenze possono essere integrate da corsi di formazione oppure da training on-the-job che in entrambi i casi si traducono immediatamente nella possibilità di affrontare futuri progetti e nuove sfide.

In alcuni casi l’analisi make or buy può però rilevare che non risulta conveniente realizzare internamente un determinato prodotto o progetto e questo può dipendere dai seguenti motivi:

  • Contesa sulle risorse. La scelta di realizzare qualcosa in casa significa che le risorse del progetto sono legate a questo obiettivo. Questo in alcuni casi potrebbe andar bene, ma potrebbe anche significare che le persone coinvolte nel progetto devono far slittare altri impegni per rendere il tutto compatibile. Ciò accade frequentemente quando si tratta di risorse molto qualificate che si trovano coinvolte su più progetti per cui occorre negoziare con loro e con i loro capi le modalità di partecipazione al progetto.
  • Rischi di scarsa qualità del lavoro. Se ciò che deve essere prodotto non è qualcosa che si è abituati a fare spesso e non rientra nelle competenze del team di progetto, il risultato finale potrebbe essere scadente. In questo caso può essere opportuno introdurre nuove risorse oppure far fare il lavoro a terze parti.
  • Rallentamenti. Le persone che non hanno molta esperienza nel fare qualcosa sono generalmente più lente di persone esperte. Non è sempre possibile utilizzare risorse molto qualificate per problemi di scarsezza oppure perché impegnate in altri lavori. In questi casi può essere opportuno rivolgersi all’esterno.

Più in generale, la decisione di fare qualcosa internamente risulta più conveniente quando si può utilizzare personale interno che tende a non costare tanto quanto le risorse specialistiche di un fornitore esterno. Ma questo è compensato dal fatto che lo sviluppo interno potrebbe richiedere molto più tempo. Quindi, se la velocità di consegna è un problema, allora il ricorso all’acquisto può essere la via migliore.

Vantaggi e svantaggi dell’opzione Buy

I vantaggi di acquistare qualcosa da un fornitore esterno includono:

  • Rapidità. In genere il fornitore esterno sarà in grado di operare più velocemente di quanto si può fare internamente per via di una maggiore esperienza e di risorse abituate a svolgere i compiti rischiesti.
  • Facilità. Ci si scarica di ogni problema operativo salvo il controllo dell’operato del fornitore.
  • Project Management. Normalmente un fornitore qualificato fornirà anche alcuni servizi di project management che potranno comunque essergli richiesti per assicurare il controllo dell’avanzamento e della qualità del lavoro.

Tuttavia, nell’analisi make or buy occorre anche considerare i possibili svantaggi dell’acquisto, come ad esempio:

  • Mancanza di controllo. L’acquisto implica sempre una dipendenza dal fornitore ed un conseguente minor controllo. Si può ovviare a questo lavorando a stretto contatto con il fornitore, ma alla fine della giornata non si ha lo stesso livello di certezza organizzativa che si ha quando si opera con risorse interne. Questo fatto può e deve essere affrontato predisponendo molto bene il contratto ed i vincoli cui il fornitore deve attenersi.
  • Minore riqualificazione delle risorse interne. Se riqualificare i team di progetto interni è importante, con l’acquisto all’esterno si perde questa possibilità. Questo fatto deve essere compensato creando occasioni di affiancamento tra il personale del fornitore ed il personale interno in modo che alcune competenze possano essere trasferite..
  • Supporto continuo. Se il fornitore realizza qualcosa che avrà poi bisogno di attività di supporto dell’utenza, come nello sviluppo software, e se non c’è un piano di trasferimento delle conoscenze tra fornitore e personale interno, si finirà per dipendere dal fornitore per tutte le necessità di supporto (help desk e contact center).
  • Contrattualistica. Se non si dispone di un contratto tipo è necessario dedicare tempo a negoziare e poi formalizzare le varie condizioni contrattuali. Se non si dispone di competenze legali, ciò comporta la necessità di doversi avvalere di un supporto legale esterno con ulteriore aggravio di costi.

La decisione di acquistare un determinato servizio o prodotto è spesso basata sui vantaggi che si ottengono in termini di velocità e qualità (e talvolta prezzo). Occorre comunque definire delle politiche interne all’organizzazione per evitare che si finisca per abusare di questa modalità. Esiste infatti una tendenza generalizzata ad utilizzare l’acquisto all’esterno per superare problemi organizzativi interni che andrebbero affrontati e risolti in altro modo.

Come svolgere un’analisi Make or Buy

Tenendo conto delle diverse caratteristiche e dei vantaggi/svantaggi delle due opzioni, un’analisi make or buy dovrebbe svolgersi attraverso alcuni passaggi in cui occorre dare risposta ad una serie di quesiti:

  1. Analizzare le competenze esistenti. Quali competenze sono presenti nel team e quali sono le competenze richieste dal progetto? Esiste un differenziale tra queste competenze? Questo gap può essere assorbito attraverso un’attività di formazione del team? Queste competenze sono importanti nel lungo periodo?
  2. Analizzare le tempistiche. Quanto tempo ci vuole per consegnare il lavoro fatto internamente? Le risorse sono effettivamente disponibili per il tempo richiesto? Quanto tempo richiede far svolgere il lavoro ad un fornitore esterno? (comprendendo i tempi di selezione del fornitore e di gestione del contratto e della commessa)
  3. Analizzare i costi. Quanto costa affidarsi ad un fornitore esterno e quanto costa fare il lavoro internamente? (compresi gli eventuali costi di formazione del team di progetto) Esistono altri costi da sostenere dopo che il lavoro è stato completato? (es. manutenzione o supporto esterno) Qual è il costo di eventuali modifiche se fatte esternamente o internamente?
  4. Analizzare la qualità. Qual è il livello qualitativo ottenibile internamente e quello ottenibile rivolgendosi all’esterno? Esiste una differenza tale da giustificare l’acquisto?
  5. Analizzare i rischi. Quali sono i rischi connessi ad uno sviluppo interno? Quali sono i rischi di una commessa esterna? L’acquisto presenta un rischio più basso rispetto al lavoro fatto internamente? Il fornitore è in grado di assumere su di sé i rischi connessi al lavoro da svolgere? Le clausole contrattuali consentono di proteggersi dai rischi legati al fornitore?