Il Knowledge Management è costituito da un insieme di metodi e strumenti per acquisire, organizzare, gestire, condividere e utilizzare le conoscenze e le informazioni. Un esempio su larga scala è costituito dal web che offre una straordinaria quantità di informazioni su base giornaliera con un volume delle informazioni disponibili in rapida crescita.
Una delle maggiori sfide per gli individui e le organizzazioni coinvolte nella gestione di progetti è quello di fare il miglior uso di questa conoscenza e delle informazioni disponibili in azienda sui progetti già svolti in modo che possano essere riutilizzate su nuove iniziative consentendo così di operare in modo più efficiente, migliorare il processo decisionale, e mantenere un vantaggio competitivo.
Senza il supporto di strumenti di knowledge management la conoscenza creata da ogni progetto è regolarmente persa.
E’ necessario quindi introdurre un cambiamento culturale che riconosca l’importanza strategica ed il valore della conoscenza e dell’informazione.
Il Knowledge Management utilizza la conoscenza come una prestazione organizzativa che è una componente essenziale della gestione dei progetti. Le organizzazioni che utilizzano al meglio il loro patrimonio di conoscenze sono in grado di cogliere i vantaggi competitivi derivanti da una migliore gestione dei progetti.
L’ adozione del Knowledge Management in una organizzazione prevede tre voci principali di intervento:
- Persone: Si tratta di capire l’importanza della conoscenza e dell’informazione per il successo organizzativo.
- Processi: Si tratta di avere un quadro di riferimento per la gestione della conoscenza all’interno dell’organizzazione e l’incorporamento di tale quadro nella metodologia utilizzata.
- Strumenti: Alcuni degli strumenti e delle tecnologie che possono facilitare la gestione e la condivisione delle conoscenze e delle informazioni includono i sistemi di gestione dei documenti e delle comunità on-line attraverso l’utilizzo di portali web, archivi di dati per la memorizzazione e il recupero delle lesson learned attraverso Web 2.0 strumenti come wiki e blog.
E’ importante quindi che ogni volta che si chiude un progetto vengano archiviati i documenti di progetto significativi (ad esempio la WBS, il piano di project management, il piano di comunicazione, il registro dei rischi ed il registro delle issues, i documenti di controllo delle modifiche ecc.), i quali possono servire come modelli per progetti futuri. Il post-progetto diviene quindi un modo per acquisire e consolidare le informazioni per il repository della conoscenza.
Questo modo di operare crea benefici di lungo termine come il miglioramento delle performance organizzative e la promozione di un’organizzazione che apprende.
La conoscenza è sempre più oggetto di valutazione come una risorsa strategica essenziale per sostenere un vantaggio competitivo. La gestione della conoscenza fornisce un modo per catturare le informazioni sui progetti in tempo reale, diffondere i dati e applicare tali insegnamenti per i progetti futuri.
L’applicazione congiunta di tecniche di knowledge management e project management consente in tal modo di migliorare la comunicazione e l’integrazione del processo decisionale, riducendo la frequenza e l’impatto di possibili rischi e crea le condizioni quindi per il miglioramento continuo delle prestazioni dei progetti.
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