Un progetto ben gestito deve produrre documentazione di tutte le scelte chiave maturate sia in fase di pianificazione che di esecuzione e tracciare tutte le variazioni che intervengono in corso d’opera rispetto ai piani concordati.
La documentazione in questione non è funzionale solo alla produzione di quanto richiesto dal progetto.
In essa vengono tracciati tutti i passaggi rilevanti, le scelte fatte, le motivazioni di ciò che ha funzionato e di ciò che non ha funzionato. In particolare, le lesson learned possono costituire un importante ausilio per i progetti che seguiranno.
In sostanza nella documentazione di ciascun progetto c’è il precipitato di tutto il know-how che l’organizzazione ha riversato sul progetto e le nuove conoscenze che ne ha ricavato.
E’ un peccato che tali conoscenze vadano disperse. Esse possono essere utili per affrontare progetti analoghi, per fare delle stime più accurate e, più in generale, per migliorare il modo di lavorare.
Condividere le conoscenze di progetto è importante per mantenere allineati i diversi team e diffondere le best practices.
Tuttavia, in molte organizzazioni non si da sufficiente importanza a questi aspetti. La produzione di documentazione è vista come un orpello burocratico che fa perdere tempo. Non se ne apprezzano le ricadute future e i risparmi di tempo indotti nella pianificazione e organizzazione di nuovi lavori.
Soprattutto non ci si rende conto che il know-how di un’organizzazione non può risiedere solo nelle teste delle persone che hanno partecipato ai progetti. Le persone possono cambiare ruolo ed azienda mentre la documentazione resta.
Se si definiscono dei format standard e tutti i progetti producono informazioni basate su quei format, è possibile costruire un sistema di knowledge management in cui ricercare in ogni momento quanto prodotto da progetti passati e da utilizzare nell’organizzazione di nuove iniziative.
Ciò consente di condividere le conoscenze di progetto rendendole disponibili sia ai ruoli tecnici che commerciali aumentandone la produttività in modo determinante.
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