Frammentazione nel project management

frammentazione nel project managementIn molte organizzazioni in Italia, anche in quelle in cui gli investimenti in strumenti, metodi e formazione per il project management sono consistenti, si assiste ad un fenomeno di frammentazione degli approcci adottati nella gestione dei progetti.

Se si cerca di chiarire le motivazioni che portano a questa frammentazione nel project management, le risposte che si ottengono sono di vario tipo.

In particolare, se le domande vengono poste al top management, questo attribuisce le responsabilità maggiori ai project manager che, nonostante gli sforzi per cercare di omogeneizzarne i comportamenti, si ostinano a portare avanti una loro autonoma visione di come gestire i progetti completamente svincolata dalle metodologie di project management adottate ed in base alle quali sono stati formati.

Se invece le domande vengono poste ai project manager, questi rispondono che loro vorrebbero affrontare i progetti secondo approcci strutturati ma che il resto dell’organizzazione non li segue in quanto non è stata addestrata a comprendere ed applicare sui progetti i principi del project management.

Il risultato di tutto questo è appunto la frammentazione nel project management. Tutti sembrano operare come “cani sciolti” in una situazione di scarsissima strutturazione e responsabilizzazione.

E’ evidente che entrambe le visioni, quella del management e quella dei project manager, contengono ciascuna elementi di verità:

  1. Troppo spesso il management è convinto che il project management sia solo una questione di strumenti e che basti addestrare i project manager per creare una cultura diffusa e condivisa di come affrontare e gestire un progetto.
  2. Troppo spesso i project manager attendono che il resto del contesto organizzativo cambi prima di applicare gli standard di project management.

Frammentazione nel project management come fenomeno culturale

In parte tutto ciò deriva in Italia da un atteggiamento di scarsa propensione alla strutturazione del lavoro. Molti sono abituati a considerare norme e standard come fattori limitanti la creatività delle persone e fanno di tutto per inventarsi approcci personali quando ormai esistono da decenni best practices consolidate.

Se si chiede in un’organizzazione quali sono gli standard applicati, si finisce per dover parlare con ogni project manager. Ognuno ha il suo particolare modo di lavorare e quando un project manager va a lavorare altrove con lui spariscono competenze ed anni di lavoro.

La frammentazione nel project management dipende quindi in buona parte da fattori culturali interni ed esterni alle organizzazioni e da scelte personali volte a favorire la sopravvivenza in condizioni di forte disorganizzazione.

In questa prospettiva le responsabilità sono oggettivamente condivise:

  • Il top management deve anch’esso comprendere meglio la disciplina del project management come un fatto che non riguarda solo i project manager. Senza un’adeguata “alfabetizzazione” di tutta l’organizzazione sui principi di base del project management è difficile che i project manager possano svolgere bene il proprio lavoro e coinvolgere le altre persone che partecipano ai progetti. Si ritrovano a parlare un linguaggio e ad applicare categorie logiche che gli altri semplicemente non capiscono. La curva di apprendimento nel project management richiede tempo soprattutto da parte dei membri dei team di progetto e la responsabilità di gestione di questa curva deve essere assolutamente condivisa tra management e project manager.
  • I project manager, soprattutto nelle organizzazioni con un basso livello di maturità nel project management, non debbono pensare di applicare tutto insieme il corpo di conoscenze sul project management. Debbono farlo con “posologia pediatrica”, un poco alla volta in modo da abituare progressivamente le persone ad un nuovo modo di lavorare. Altrimenti si produce il rigetto. Dipende da loro attuare questo processo di cambiamento culturale così come dipende dal management creare le condizioni e la consapevolezza perchè il cambiamento possa avvenire.