Ad un project manager può capitare di dover gestire la fuoriuscita di una risorsa dal team di progetto.
Può trattarsi di un fatto noto in anticipo oppure improvviso. Come nelle squadre sportive, ci possono essere degli avvicendamenti.
Può cambiare il project manager così come possono essere sostituite alcune risorse.
Alcuni project manager vivono male queste situazioni soprattutto quando sono imposte da altri e non c’è molto tempo per porvi rimedio.
Gli avvicendamenti, con tutto ciò che vi è connesso (possibili ritardi nel completamento del lavoro, necessità di formazione o ripianificazione, tempi morti per inserire le nuove risorse nel flusso di progetto ecc.), non devono costituire motivo di contrarietà.
Fanno parte delle normali vicissitudini di un progetto.
L’importante è che un project manager sappia bene cosa fare in tali circostanze:
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- Documentare le motivazioni che hanno portato alla fuoriuscita. Sia nel caso che l’avvicendamento sia pianificato da tempo, sia nel caso costituisca un “fulmine a ciel sereno”, è importante che il project manager dettagli in un documento le motivazioni che rendono necessario il cambio di risorsa assegnata ad un’attività di progetto.Tale documento andrà inviato allo sponsor del progetto ed al diretto superiore della risorsa. Lo stesso documento verrà infine inserito nella documentazione di progetto. Per redigere il documento, il project manager dovrà in alcuni casi raccogliere informazioni dalla risorsa o dal suo diretto superiore. La raccolta di informazioni può portare anche ad individuare soluzioni alternative alla fuoriuscita della risorsa. E’ comunque bene formalizzare questa situazione in modo da abituare le persone a viverla come un fatto eccezionale di cui non abusare.
- Trovare un sostituto. Una volta documentata la situazione con un atteggiamento “notarile” e senza esprimere giudizi di merito, il passo successivo è concordare chi può sostituire la risorsa in uscita insieme con il suo responsabile di settore e con lo sponsor del progetto. Si tratta di un passaggio delicato in cui il project manager deve precisare i contenuti di dettaglio del lavoro che deve essere fatto e le competenze necessarie. Il sostituto può essere una nuova risorsa oppure una risorsa già assegnata al progetto ma che deve dedicare più tempo per coprire il compito aggiuntivo.
- Riallocare il lavoro. Una volta concordate le modalità di sostituzione, il lavoro andrà delegato alla risorsa entrante dettagliandole i contenuti, gli obiettivi, le tempistiche ed i deliverables che dovrà produrre.
- Organizzare il passaggio di consegne. E’ opportuno garantire che la risorsa uscente affianchi la risorsa entrante per un tempo sufficiente a metterla in condizione di continuare proficuamente il lavoro.
- Valutare la prestazione. E’ importante che il project manager compili una scheda di valutazione della prestazione della risorsa uscente e la discuta con essa prima di congedarla.
Questi passaggi debbono aiutare il project manager ad affrontare in modo efficiente e razionale la transizione e ad esprimere il proprio punto di vista con modalità che possano essere ben comprese e discusse ai vari livelli coinvolti.
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