La governance del progetto è una parte importante dei processi di gestione del progetto.
In qualità di project manager, parte del ruolo consiste nel guidare il lavoro attraverso il ciclo di vita del progetto.
Ciò significa passare dall’idea al risultato finale e mantenere tutto in carreggiata mentre il lavoro procede.
Il Gate Review è un punto di controllo che funge da punto di decisione go/no go per il lavoro.
È un passaggio formale di governance che garantisce che i processi e le attività richiesti siano stati completati e che valga la pena continuare con il progetto.
È un punto in cui tutte le parti interessate riaffermano il loro impegno per il lavoro e approvano che il progetto venga spostato nella fase successiva del lavoro.
Un Gate è il confine tra una fase di progetto e l’altra. Ecco perché i processi di stage gate si trovano normalmente all’interno di metodologie predittive (a cascata), perché gli approcci agili hanno le proprie modalità, norme e processi per portare avanti il lavoro e garantire le approvazioni per continuare.
I Gate Reviews fanno parte dei processi di PRINCE2® mentre non compaiono nella Guida PMBOK® , anche se ovviamente è buona norma utilizzare un metodo strutturato per spostarsi tra le fasi di un progetto impostato con approccio a cascata.
Vantaggi dei Gate Reviews
- Rimanere allineati alla strategia aziendale
- Confermare i benefici inizialmente previsti dal business case
- Verificare il consenso di tutte le parti coinvolte
- Ottenere il commitment per avviare la fase successiva
Questa modalità aumenta la fiducia di tutti che il progetto verrà portato a termine con successo.
Inoltre, quando si pianifica per fasi, si ottiene anche il vantaggio di dover fare piani dettagliati solo per la fase successiva.
Decisioni adottate in un Gate Review
I risultati di un Gate Review possono essere:
- Il progetto procede allo stadio o fase successiva
- Il progetto viene ritardato o sospeso fino a quando non vengono soddisfatti alcuni criteri specificati, ad esempio la produzione di un nuovo piano, l’input raccolto da uno stakeholder ecc.
- Il progetto viene modificato in qualche modo per adattarsi meglio alle esigenze aziendali o ai fondi disponibili, ad esempio, elementi dell’ambito vengono rimossi o aggiunti
- Il progetto viene portato a una chiusura prematura e di fatto annullato.
Ciò può significare andare avanti, aumentare gli ordini di acquisto per la prossima serie di spese, rivedere o rifare il lavoro se necessario prima di tornare indietro per provare a superare di nuovo il Gate Review o cercare di salvare ciò che si può prima di chiudere il progetto.
In definitiva, lo scopo della revisione è fornire la garanzia che il progetto può e deve continuare alla fase successiva.
In ogni caso, il Gate Review dovrebbe fornire conferma che:
- Continuare il progetto è la cosa giusta da fare
- Il progetto viene gestito nel modo “giusto”
- Le risorse sono ancora disponibili e impegnate (almeno per la fase successiva)
- L’organizzazione è pronta per il passaggio del progetto alla fase successiva
- Se le cose sono cambiate, che gli impatti attesi siano stati adeguatamente considerati.
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