Ambiente multiprogetto: criticità

La gestione di un ambiente multiprogetto comporta un certo numero di difficoltà. In particolare la gestione delle interdipendenze tra un progetto e l’altro costituisce un aspetto di non facile soluzione se non si adottano strumenti software che abbiano questo tipo di funzionalità. Naturalmente non ci si riferisce solo alla gestione dei tempi e della schedulazione delle attività, ma anche a quella delle risorse coinvolte e dei costi associati.

Molto spesso è proprio una scarsa evidenziazione dei vincoli tra le risorse coinvolte su più progetti che finisce per creare problemi ed è anche uno dei motivi che porta ad adottare sistemi di project portfolio management.

Quindi nel seguito vengono elencate le principali criticità che possono presentarsi nella gestione di un ambiente multiprogetto:

1. Monitoraggio delle interdipendenze. Non è sufficiente censire ed indicare all’interno del software le interdipendenze tra un progetto e l’altro. Occorre poi tracciare nel tempo l’andamento dei progetti evidenziando cosa accade ai legami logici tra progetti.
2. Sovra-allocazione delle risorse. Se non si utilizza un sistema integrato che consenta di visualizzare il livello di condivisione di risorse sui vari progetti, c’è sempre il rischio di perdere di vista il problema della distribuzione dei carichi di lavoro sulle risorse disponibili, sovra-allocandone alcune e sotto-utilizzandone altre.
3. Cattivo impiego delle risorse critiche. Le risorse critiche sono quelle che possiedono competenze non diffuse all’interno di un’organizzazione e che quindi devono essere impiegate sui progetti tenendo conto del loro livello di disponibilità effettiva e non teorica. L’indisponibilità di una risorsa critica può essere bloccante per un progetto e quindi va assolutamente evitata monitorando il livello di impiego di tali risorse nei vari progetti.
4. Tendenza a spostare le risorse critiche sui progetti ad alta priorità. Occorre sempre avere un piano di riserva per proteggersi da imprevisti spostamenti di risorse critiche su altri progetti. In generale questo spostamento andrebbe evitato ottimizzando la pianificazione di ciascun progetto e livellando all’occorrenza l’utilizzo delle risorse; ma può sempre accadere che fattori imprevisti sottraggano tali risorse ad un progetto ed occorre essere preparati monitorando la situazione e definendo un piano in caso ciò dovesse accadere. In un ambiente multiprogetto questo è uno degli aspetti da prendere in considerazione nella valutazione dei rischi.
5. Tendenza a definire date di completamento poco realistiche. In assenza di una analisi complessiva dei progetti da coordinare c’è la tendenza a valutare i tempi di completamento in modo ottimistico: conviene invece che, se i progetti sono interconnessi, si proceda ad inserirli in un programma da gestire secondo standard di program management.
6. Tendenza a non rivedere spesso la pianificazione. E’ opportuno che in un ambiente multiprogetto gli stati di avanzamento siano frequenti e che si proceda se necessario a rivedere la baseline di ciascun progetto. Questa attività di monitoraggio consentirà di anticipare i problemi e di affrontarli in un momento in cui è ancora possibile intervenire coinvolgendo lo Sponsor, il Change Control Board o il Comitato di Coordinamento.
7. Conflitti tra priorità diverse. Quando i progetti da coordinare riguardano più business unit ci sono inevitabilmente conflitti tra priorità. Questo porta come conseguenza che è difficile stabilizzare on-going i task, le risorse e i budget associati. In questa situazione le persone che collaborano sui vari task sono portatrici di motivazioni ed obiettivi diversi in quanto appartengono a settori aziendali diversi. Occorre rappresentare quindi in modo molto chiaro e tempestivo questa situazione in modo che il management possa esserne consapevole ed intervenire per tempo prima che si creino turbative all’interno dell’organizzazione.