Importanza della pianificazione in un progetto
L’importanza della pianificazione in un progetto è attestata dalla infinita casistica di insuccessi a fronte dello scarso tempo dedicato alle attività preliminari.
Quali sono le possibilità di successo di un progetto se si salta la fase di pianificazione e si procede direttamente con l’implementazione?
Spesso nelle organizzazioni i project manager subiscono pressioni enormi affinché comprimano i tempi e gli sforzi di pianificazione e procedano direttamente realizzando quanto richiesto.
In tutti questi casi ci si dimentica che all’attività di pianificazione partecipa il project manager e poche altre persone mentre la realizzazione coinvolge molte più persone.
Pertanto un errore intercettato in fase di pianificazione comporta un costo aziendale di molto inferiore alla correzione dello stesso errore quando i lavori sono già avviati considerando tutti gli impatti organizzativi di una modifica con il treno in corsa.
Tutto ciò non dipende dal tipo di metodologia che viene impiegata. Che si lavori con un approccio Agile o Waterfall, quando l’ambito di ciò che deve essere fatto non è chiaro, quando non è stato pianificato come e quando saranno consegnati i prodotti attesi, a quali costi oppure quando i rischi non sono stati identificati , analizzati e valutate le contromisure, c’è solo una cosa sicura. L’impostazione adottata è una garanzia per il fallimento.
Ciò ribadisce l’importanza della pianificazione come base per il successo.
Quanti progetti vengono avviati senza una giustificazione di business, senza una chiara definizione di ruoli e responsabilità, senza processi per gestire i rischi , senza procedure per gestire le varianti e i problemi che si manifestano in corso d’opera o per monitorare e controllare il progresso dei lavori?
Occorre essere dei geni per gestire un progetto senza fissarne gli obiettivi, i controlli, le tempistiche ed i costi associati, il calendario dei rilasci, la qualità del lavoro, i rischi ed i benefici attesi.
Un professionista deve quindi essere molto determinato nei confronti del management quando questo presenta richieste sconsiderate di accelerare saltando i processi di pianificazione. E d’altra parte solo analizzando e documentando l’impostazione complessiva del progetto si può intavolare una discussione con il management che abbia una probabilità di successo.
Come si fa a rispondere in corso d’opera ad una richiesta di anticipare di due mesi la fine di un progetto se non si è fatto precedentemente un piano che consenta di analizzare gli impatti di tale richiesta?
Accettare di non dedicare tempo alla pianificazione significa consegnarsi ad un destino di negoziazioni perse e di scarsa considerazione aziendale.
Tanto vale quindi rischiare qualche fraintendimento iniziale ma insistere sulla necessità di concordare un piano. Questo costituirà il punto di partenza per tutte le successive negoziazioni con gli stakeholder del progetto e la chiave per avere successo.
