Come contribuire ad una riunione

Spesso chi deve partecipare ad un meeting non sa esattamente qual è il contributo che gli è richiesto.

Ciò può dipendere dal fatto che in sede di convocazione non viene esplicitata l’agenda dell’incontro oppure non sono chiari gli obiettivi ed i ruoli dei vari partecipanti.

Chi convoca una riunione dovrebbe curare tutti questi aspetti ma spesso non c’è tempo e si finisce per convocare anche chi non è strettamente coinvolto in alcune decisioni chiave.

A volte si tratta invece di incontri puramente informativi ma rimane spesso il dubbio se intervenire o meno, se porre domande oppure limitarsi ad ascoltare.

In generale ci sono diversi atteggiamenti e stili che possiamo assumere nell’affrontare una riunione e ciascuno di essi predispone a dare un tipo diverso di contributo:

• Il facilitatore. Si tratta solitamente dell’approccio di chi convoca l’incontro e vuole fare in modo di mettere a proprio agio i partecipanti facilitando il processo decisionale. Il gruppo dei partecipanti deve essere guidato nell’analizzare una serie di problemi, nell’individuare delle soluzioni, nel definire un piano d’azione e nell’individuare chi dovrà assumersi la responsabilità della sua attuazione. Ciò richiede al facilitatore di assumersi la responsabilità del metodo di lavoro. Non dovrà necessariamente fornire risposte di tipo tecnico, queste dovranno invece emergere con il contributo di tutti gli altri partecipanti.
• Il tecnico. Le persone che hanno specifiche competenze dovranno aiutare gli altri a mettere a fuoco le possibili opzioni per risolvere i problemi in gioco. Per questo motivo può essere opportuno fornire i dettagli delle varie questioni da affrontare in un memorandum da inviare insieme con la convocazione della riunione. Ciò consentirà a chi ha le competenze specifiche di ragionare anticipatamente sulle varie soluzioni da illustrare durante l’incontro.
• Il volontario. Si tratta dell’approccio di chi vuole rendersi disponibile a nuovi progetti od incarichi. C’è sempre qualcosa di nuovo da imparare in queste circostanze e c’è sempre bisogno di qualcuno disposto a donare un poco del proprio tempo per occuparsi di nuove iniziative. Di solito si tratta di persone con un atteggiamento positivo verso il nuovo e che non si preoccupano troppo delle inevitabili difficoltà perché sono comunque attratte dal fare qualcosa di diverso rispetto alla routine quotidiana.
• Il regolatore. Si tratta di persone che hanno bisogno di inquadrare il da farsi all’interno di un sistema di regole. Vogliono essere sicuri che la “rotta” da intraprendere sia chiara e che siano chiari i ruoli che ciascuno dovrà svolgere per raggiungere gli obiettivi che verranno fissati. Si tratta di persone che hanno bisogno di un certo livello di certezza organizzativa prima di impegnarsi dopodiché, una volta chiariti tutti questi sapetti, si rendono disponibili a collaborare.
• Lo scrivano. Si tratta solitamente di chi si assume il ruolo di verbalizzare i contenuti che emergono durante l’incontro. Può essere un ruolo a cui ci si candida oppure che ci viene assegnato. L’importante è che venga svolto diligentemente annotando ciò che viene detto, le decisioni prese, i piani concordati e soprattutto le responsabilità coinvolte.
• Il pianificatore. Cerca di collocare ogni cosa che deve essere fatta all’interno di un insieme organico di attività da svolgere in sequenza e/o in parallelo. Il suo contributo consiste nell’identificare eventuali incongruenze da un punto di vista temporale o finanziario. Cerca di anticipare i problemi prima che sia troppo tardi e si pone in chiave proattiva cercando di creare le condizioni perché tutto possa procedere senza ostacoli.
• Il controllore. Perché una riunione possa essere efficace è importante inoltre che ci sia chi si assume il ruolo di verificare che quanto deciso venga di fatto attuato. Può trattarsi della stessa persona che ha convocato l’incontro oppure può essere una persona diversa cui viene esplicitamente assegnato questo ruolo durante la riunione stessa.

Come si vede, può essere possibile contribuire ad una riunione in modo diverso. L’ideale sarebbe poter contare su un gruppo di partecipanti in cui siano presenti tutti i ruoli sopra descritti oppure che ci siano persone in grado di assumere uno o più degli stili indicati.

Comunque il successo di una riunione dipende molto dalle informazioni che vengono inviate prima del meeting e dal clima di collaborazione che si sviluppa durante l’incontro stesso. Per questo è importante inviare preliminarmente un’agenda dei lavori con allegati i dettagli disponibili e mettere a proprio agio le persone evitando atteggiamenti antagonisti.