Job description: caratteristiche e utilizzo
La job description è la descrizione analitica dei contenuti e delle mansioni di un ruolo o posizione organizzativa.
L’insieme delle job description costituisce il mansionario che è uno dei prodotti dell’analisi dei ruoli organizzativi di un’organizzazione.
La job description costituisce la base per:
- il processo di selezione del personale attraverso la precisazione delle competenze da ricercare;
- il processo di valutazione delle prestazioni del personale attraverso l’identificazione delle mansioni oggetto di valutazione;
- il processo di valutazione del potenziale attraverso la precisazione delle abilità e capacità proprie del ruolo.
- il sistema premiante fornendo indicazioni per costruire i percorsi di carriera e le decisioni sui meccanismi di incentivazione;
Una job description deve avere un utilizzo pratico ed essere formulata in un linguaggio comprensibile ed aderente alle caratteristiche operative di un’organizzazione.
Poiché deve servire per i processi sopra elencati ed inoltre per la definizione dei contratti sindacali, è necessario che la descrizione sia analitica e non si presti a fraintendimenti.
Una buona job description deve quindi descrivere in modo sintetico (al massimo 2-3 pagine) ciò che la persona che ricopre il ruolo in questione è chiamata a fare per rispondere alle esigenze dell’azienda di cui fa parte.
Pertanto la descrizione deve comprendere:
- le finalità per cui esiste una determinata posizione organizzative;
- le responsabilità nello svolgimento del lavoro;
- i compiti da svolgere;
- i metodi di lavoro usati per svolgere tali compiti;
- le relazioni con le altre posizioni descritte nel mansionario;il processo di qualificazione associato alla posizione (competenze, percorso di carriera, formazione).
Una job description deve essere utilizzata in un contesto di sostanziale certezza organizzativa e non può dare adito a incomprensioni.
Il linguaggio utilizzato deve pertanto essere prescrittivo e deve assolutamente evitare espressioni dubitative come “dovrebbe”, “potrebbe”, “forse”, “sarebbe”, “frequentemente”, “occasionalmente”, “auspicabilmente”, “spesso”, “a volte”, “in certi casi”, “preferibilmente” ecc…
Inoltre non deve contenere specifici riferimenti di genere in quanto ciascun ruolo deve essere aperto a pari opportunità.
E’ bene usare espressioni al presente (svolge, attua, si relaziona, compie, ecc…).
Poiché le caratteristiche di un’organizzazione possono mutare nel tempo è bene non rendere rigide le job description al punto tale da non poter essere modificate in base alle esigenze.
Una descrizione flessibile aiuta le persone a non sentirsi costrette in ruoli troppo parcellizzati, fatto che complicherebbe anche i rapporti con le eventuali componenti sindacali a fronte di mutamenti nell’assetto organizzativo.
Struttura e articolazione di una job description
Una job description tipicamente include:
- nome del ruolo o posizione organizzativa;
- finalità e obiettivi specifici del ruolo;
- sintesi della natura dei compiti richiesti;
- elenco dettagliato dei compiti riferiti a ciascun obiettivo del ruolo;
- responsabilità associate all’espletamento di ciascuna mansione;
- posizione gerarchica e descrizione delle relazioni organizzative con le altre posizioni presenti nel mansionario (ruoli di supervisione, ruoli subordinati ed altri ruoli con cui deve coordinarsi);
- standard che devono essere osservati nell’espletamento del ruolo;
- luogo/luoghi in cui la mansione viene svolta;
- strumenti e tecnologie che devono essere utilizzati nello svolgimento della mansione;
- normative interne ed esterne che devono essere osservate;
- qualifiche e fascia salariale di appartenenza;
- possibili sviluppi di carriera.
