Il tempo di un project manager

Buona parte del tempo di un project manager è occupata da attività di contatto e comunicazione con gli stakeholder di progetto.

Incontri preliminari, raccolta dei requisiti e delle specifiche, meeting di pianificazione, stati di avanzamento, revisioni periodiche, gestione delle modifiche, gestione delle issue sono tutte attività che impegnano quotidianamente un project manager sia per essere svolte, sia per essere attentamente pianificate.

Inoltre in molte realtà organizzative il tempo di un project manager è anche impiegato in attività operative. In molti casi il project manager oltre a gestire il team svolge anche lui un ruolo di produzione.

Ciò accade quando il responsabile di progetto è un tecnico con specifiche competenze in aree coinvolte dal progetto.

Da queste considerazioni deriva per un project manager la necessità di definire con attenzione le proprie priorità e di conseguenza i criteri con cui distribuire il proprio tempo tra i vari impegni.

Particolare importanza riveste il modo con cui gestisce le comunicazioni con il team di progetto e gli altri stakeholder.

Organizzazione del tempo di un project manager

Un project manager si trova a svolgere durante il ciclo di vita di un progetto alcune attività ripetitive che richiedono momenti di comunicazione con le persone coinvolte nel progetto.

Esiste un’abitudine diffusa ad utilizzare in modo pesante le comunicazioni via telefono ma questa modalità non è sempre la migliore.

Quando si chiama per telefono una persona non si sa mai bene in che situazione troviamo il nostro interlocutore. Può essere impegnato in altri lavori importanti ed avere quindi la testa altrove. In questa situazione vengono poste questioni che meriterebbero approfondimenti e le pressioni per ottenere una risposta immediata portano a soluzioni improvvisate che finiscono per generare ulteriori problemi e ritardi.

Spesso si ha la sensazione che le innumerevoli telefonate servano più per scaricare la tensione di chi ha un problema piuttosto che per arrivare a soluzioni efficaci ed affidabili.

Se solo si lasciasse più tempo alle persone per ragionarci sopra, si potrebbe arrivare a soluzioni migliori.

Sembra in sostanza che l’efficienza prevalga sull’efficacia. E questo non è mai un bene.

Vediamo quindi come il tempo di un project manager può essere strutturato per cercare di ottimizzare tutte queste necessità:

• Stati di avanzamento periodici. Queste riunioni possono essere anche svolte utilizzando strumenti di videocenferenza. Non è sempre necessario che tutte le persone siano presenti nello stesso luogo. L’intervallo temporale tra un SAL e l’altro dipenderà dalle dimensioni e durata del progetto nonché dalla rischiosità del progetto. E’ importante però comprendere che lo scopo di questi incontri è prendere decisioni in merito ai possibili problemi che ostacolano l’avanzamento del progetto. Pertanto, il project manager invierà ai partecipanti lo status report alcuni giorni prima dell’incontro in modo da indirizzare i problemi alle risorse che hanno poi la responsabilità di ragionarci sopra ed arrivare all’incontro con alcune possibili soluzioni. In questo modo si eviterà di perdere tempo durante l’incontro a dover riepilogare la situazione e chiedere conto delle soluzioni senza aver dato modo alle persone di ragionarci sopra.
• Riunioni per la gestione delle issues. Se gli stati di avanzamento vengono svolti ogni due settimane oppure ogni mese, è bene prevedere un incontro settimanale (il venerdì oppure il lunedì) per esaminare il problemi emersi durante la settimana e che attendono ancora una risposta.
• Finestra temporale serale. Il project manager dovrebbe comunicare un arco temporale quotidiano (ad esempio dalle 5PM alle 6PM) in cui è disponibile per discutere per telefono o videoconferenza) i problemi emersi durante la giornata e che non possono attendere la riunione settimanale per essere affrontati. Nel caso in cui la risposta possa essere presa nell’incontro settimanale è importante che ne prenda nota ma rimandi il tutto alla prossima riunione. Altrimenti finirà inevitabilmente per incentivare il ricorso al telefono per ogni cosa.
• Utilizzo di mail. Rispetto al telefono, la mail consente all’interlocutore di rispondere quando è mentalmente libero da altre incombenze e consente quindi di poter riflettere meglio sulle questioni che sono state poste. E’ importante che venga disincentivato l’utilizzo del flag “urgente” altrimenti tutte le mail che arrivano saranno urgenti con la conseguenza immediata che nulla sarà realmente urgente. Peggio ancora quando la persona che l’ha inviata telefona dopo un pò per sapere se l’abbiamo ricevuta e come intendiamo rispondere. Legittimare questi comportamenti finisce per far perdere il controllo del tempo di un project manager
• Telefonate di emergenza. Devono essere residuali rispetto a quanto sopra descritto e devono riguardare situazioni che effettivamente richiedano risposte immediate. Laddove possibile è comunque importante riflettere bene sulle soluzioni che vengono proposte in questo modo. Non è solo un problema di competenze. E’ proprio che non sempre le risposte che vengono date sotto la pressione del tempo sono le migliori. Ci si illude di guadagnare tempo ma spesso si finisce per perderne molto di più inseguendo gli errori commessi.

Come si può vedere, l’utilizzo del telefono andrebbe limitato allo stretto necessario. Questo fatto spesso entra in conflitto con le abitudini delle persone. Ma se si intende svolgere bene ed in modo professionale il proprio lavoro, è bene che il tempo di un project manager non venga lasciato in balìa delle abitudini altrui.

Altrimenti si finisce per svilire questo ruolo in una sorta di call center di progetto, mentre occorrerebbe salvaguardarne l’importante funzione decisionale e di governo del progetto.

Un project manager deve abituare gradualmente gli altri stakeholder a tenere a freno le proprie ansie trasmettendo un clima di fiducia e certezza organizzativa.

E’ quindi importante che vengano inserite nel piano della comunicazione di progetto le indicazioni sopra descritte riguardanti le varie finestre temporali e le attività cui si riferiscono.

Una volta che il progetto è partito, il project manager dovrà attenersi a tali indicazioni e fare in modo che anche gli altri stakeholder si attengano alle stesse linee guida.