Efficienza nel project management

Mentre l’efficacia riguarda la capacità di raggiungere i propri obiettivi, l’efficienza riguarda il modo con cui vengono utilizzate le risorse disponibili (personale, risorse finanziarie, tempo, mezzi, materiali ecc.) per raggiungere tali obiettivi.

Di per sé l’efficienza non garantisce la capacità di raggiungere gli obiettivi, e molte volte la tendenza a ridurre le risorse a disposizione può inibire la possibilità che gli obiettivi vengano raggiunti.

Spetta quindi al responsabile di progetto mantenere in equilibrio efficacia ed efficienza durante lo svolgimento dei lavori.

Inoltre la fase di pianificazione di un progetto ha proprio il compito di comprendere preventivamente qual è la giusta combinazione di risorse in grado di raggiungere gli obiettivi di progetto in condizioni di efficienza.

E quindi risulta difficile assicurare tale bilanciamento senza dedicare sufficiente tempo alla fase di pianificazione di un progetto.

In particolare i fattori che possono condizionare una gestione efficiente di un progetto sono:

• la disponibilità di risorse qualificate;
• la disponibilità di strumenti software in grado di supportare il lavoro del project manager;
• la definizione accurata del budget e delle modalità di finanziamento;
• la costruzione della schedulazione di progetto con l’individuazione delle attività critiche;
• l’individuazione delle attività non-critiche da cui, in situazioni di emergenza, poter dirottare personale sulle attività critiche;
• la presenza di un piano di comunicazione che illustri le modalità di interazione tra tutti gli stakeholder.

Naturalmente, durante lo svolgimento dei lavori, il project manager dovrà anche intervenire per orientare e motivare i componenti del team rappresentando loro la performance raggiunta e concordando le modalità per superare le eventuali criticità.

Va comunque detto che non è realistico tentare di recuperare un eventuale deficit di pianificazione agendo solo sulla leva motivazionale.

Perché si stabilisca un atteggiamento positivo, le persone hanno bisogno di sentire di partecipare ad una iniziativa che è stata approfondita fin nei minimi particolari, che nulla viene lasciato al caso, e in cui è chiaro il contributo che ci si aspetta da loro in un clima di certezza organizzativa.