La consulenza di HumanWare nella creazione e gestione del PMO si svolge attraverso le seguenti fasi:
- Assessment finalizzato a comprendere il contesto dell´azienda e le caratteristiche dei progetti in corso;
- Creazione di un gruppo di lavoro misto composto di consulenti HumanWare e di project managers dell’azienda;
- Definizione dei processi gestiti dal PMO ed individuazione dei punti di controllo e dei meccanismi di integrazione tra PMO e Project Managers
- Definizione del sistema di reporting tra progetti e PMO e tra il PMO e la Direzione
- Definizione della struttura organizzativa del PMO e delle job description dei ruoli coinvolti nella gestione del PMO
- Definizione dei meccanismi di riporto organizzativo e di integrazione del PMO con le altre funzioni presenti in azienda
Ogni organizzazione operante per progetti incontra ad un certo punto del proprio persorso di evoluzione la necessità di dotarsi di modalità di coordinamento di secondo livello che supportino i project managers nello svolgimento della propria attività.
Nasce pertanto l’esigenza di un Project Management Office interno che segua nel tempo queste attività in stretto collegamento con la Direzione e con gli obiettivi di business aziendali.
Le necessità di supporto che ne derivano possono riguardare quindi la consulenza metodologica, la formazione sulla metodologia, il controllo dell’avanzamento dei progetti, il reporting interno all’organizzazione, l’allocazione delle risorse, il mantenimento degli standards.