La gestione della comunicazione nei progetti costituisce un insieme di processi fondamentali per il successo di ogni iniziativa.
In particolare, buona parte del tempo di un project manager viene speso in attività di comunicazione.
La comunicazione nei progetti prende in considerazione da un lato l’esigenza di definire la frequenza e la modalità dei momenti di interazione tra gli stakeholders di progetto e dall’altro i documenti ed i format da utilizzare.
Il primo dei processi è costituito dalla pianificazione della gestione della comunicazione in cui, partendo dalle risultanze dell’analisi degli stakeholders, occorre definire i criteri con cui si intende gestire le comunicazioni da e verso il progetto.
In tal senso, è opportuno riesaminare quanto contenuto nel PMBOK® per valutare le varie opzioni disponibili ed esaminare la lista degli stakeholders identificati in fase di avvio del progetto nonché le modalità di gestione dei rapporti con le parti interessate che si è deciso di adottare.
Ricordiamo che per stakeholders di progetto si intende l’insieme dei soggetti che sono a vario titolo impattati dal progetto tra cui, ad esempio:
- Il Management
- Lo sponsor di progetto
- Lo steering group
- Il project manager
- Il team di progetto
- Le persone del PMO ed altri auditors interni
- I responsabili funzionali dei membri del team di progetto
- Il cliente finale
- I clienti interni (destinatari di alcuni deliverables di progetto)
- Le persone del cliente esterno coinvolte nel progetto
- I fornitori di risorse (risorse umane, mezzi, materiali,) coinvolti nel progetto
- I soggetti finanziatori
- Funzionari di enti governativi (centrali e periferici) chiamati a fornire autorizzazioni o pareri sul progetto
Criteri di pianificazione della comunicazione nei progetti
Il livello di dettaglio con cui sviluppare il piano della comunicazione di progetto dipende da:
- Dimensioni del progetto – i progetti più grandi che coprono un arco di tempo più lungo tendono ad avere maggiori esigenze di comunicazione.
- Complessità Organizzativa – per esempio, un insieme di rapporti altamente “politici” all’interno dell’organizzazione ha esigenze molto specifiche di comunicazione perché il progetto possa avere successo.
- Numero e ruolo delle parti interessate – un progetto con un elevato numero di soggetti interessati distribuiti su diverse aree geografiche può richiedere una pianificazione più dettagliata delle modalità di gestione della comunicazione.
L’insieme degli elementi che occorre prendere in considerazione per produrre tale piano è il seguente (per i progetti più piccoli possono essere sufficienti quelli in grassetto):
- Approccio generale alla gestione delle comunicazioni
- Vincoli alle comunicazioni
- Elenco degli stakeholders
- Aspettative degli stakeholders
- Ruoli e responsabilità di progetto
- Matrice delle comunicazioni
- Flussi comunicativi
- Governance di progetto
- Linee guida per la gestione delle comunicazioni
- Standard di comunicazione interna
- Procedure di escalation
Per quanto riguarda i vincoli alla comunicazione, occorre dire che tutti i progetti sono soggetti a vari vincoli che devono essere individuati e gestiti in modo efficace per garantire il successo del progetto. Il piano di gestione della comunicazione non fa eccezione e spesso la comunicazione di un progetto è soggetta a vincoli di vario tipo. Questi vincoli possono essere di natura finanziaria (budget assegnato per la comunicazione), temporale oppure legati al tipo di tecnologie da utilizzare per le comunicazioni, eventuali regolamenti interni o esterni e politiche, o normative che possono richiedere che le comunicazioni debbano essere gestite in un certo modo.
I vincoli alla comunicazione nei progetti dovrebbero essere identificati durante la fase di pianificazione in modo da assicurare che tutti i vincoli siano identificati e registrati. Se ciò non accade allora è probabile che diverranno evidenti più avanti nel ciclo di vita del progetto rendendo più difficile gestirne gli impatti.
Il passaggio successivo è quello di definire i vari tipi di comunicazioni da gestire (scritte, verbali, one-to-one e one-to-many) individuando per ciascuna la frequenza, i documenti di input e quelli previsti in output nonchè i relativi format. Occorre inoltre definire i metodi e gli strumenti necessari per gestire la comunicazione nei progetti (riunioni, conference call, rapporti scritti, email, forum e chat di progetto).
A tal fine può essere utile predisporre i flussi di tali comunicazioni in modo da evidenziare i soggetti coinvolti, i passaggi ed i criteri di distribuzione delle informazioni.
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