Quando il budget non è realistico

Può capitare di doversi occupare di un progetto che non ci convince perché ha un budget non realistico.

Fermo restando che sarebbe bene non accettare incarichi che non siamo convinti di riuscire a portare a termine, è comunque opportuno discutere con lo sponsor del progetto le motivazioni retrostanti.

Se si tratta di un progetto venduto ad un committente può essere che il commerciale per acquisire il contratto abbia ecceduto in stime ottimistiche oppure può trattarsi di stime su base forfetaria che hanno altri tipi di motivazioni. Ad esempio, per lavorare per la prima volta con un cliente importante, può essere che l’azienda abbia deciso di sottoquotare il progetto.

Ciò non semplifica il compito del project manager, ma è comunque per lui importante rendere evidenti tali motivazioni.

L’ultima cosa da fare in questi casi è di assumere, per quieto vivere o per eccessiva timidezza, che le stime siano invece esatte e procedere oltre.

E’ compito di un project manager segnalare e documentare ciò che non sembra realistico in modo da aiutare la propria organizzazione a esplicitare la propria posizione e a decidere sul da farsi.

Una volta che è stata presa consapevolmente la decisione di procedere, sia pure con un budget non adeguato, sarà dell’organizzazione la responsabilità delle decisioni e degli effetti che ne conseguiranno.

Un buon project manager può a questo punto mettere a disposizione le proprie competenze metodologiche per cercare di contenere gli effetti negativi di un budget non realistico:

• Riducendo l‘ambito del progetto evidenziando eventuali funzionalità del prodotto finale di cui si può fare a meno.
• Inserendo il budget tra i rischi di progetto e trattandolo quindi come tutti gli altri rischi identificando opportune misure per gestire la contingency.
• Presidiando il progetto con tolleranza zero rispetto alle varianti in corso d’opera se non spesate a parte.
• Migliorando i processi di lavorazione attraverso il coinvolgimento del management e del team di progetto affinché possano essere individuate aree in cui conseguire risparmi significativi.

Tutto ciò andrà naturalmente accompagnato con un processo di comunicazione che renda tutti i componenti del team di progetto consapevoli della delicatezza della situazione in modo da responsabilizzarli sul massimo rispetto delle direttive.

Non è detto che tutto ciò sia sufficiente a garantire il successo. Un budget non realistico porta a vedere ogni evento inatteso come una minaccia e di conseguenza genera elevati livelli di stress in tutto il team. Sono quindi necessarie doti di calma e freddezza per rasserenare gli animi quando tutto sembra essere rimesso in discussione.