Progetti di piccole dimensioni
In un precedente articolo ci siamo soffermati sui vantaggi di avere un project manager nei piccoli progetti.
Vogliamo ora analizzare alcuni accorgimenti utili nella gestione di progetti di piccole dimensioni.
Buona parte della letteratura sul project management riguarda infatti i criteri di gestione di progetti su vasta scala e durata. Tuttavia i progetti di piccole dimensioni costituiscono una percentuale significativa del totale delle iniziative realizzate a livello globale.
In particolare, è importante evidenziare i possibili accorgimenti che possono essere adottati per semplificare questi progetti ed evitare ridondanze e rigidità.
Applicare metodologie complesse, se da un lato garantisce rigore e controlli, dall’altro finisce per appesantire il lavoro di piccoli team che devono completare i lavori in poche giornate.
Può essere quindi opportuno snellire i criteri di gestione concentrandosi in particolare sul presidio dei vincoli e dell’ambito di progetto evitando fenomeni di “scope creep” che rischiano di uccidere questo tipo di iniziative.
A tal fine può essere utile riassumere alcuni interventi efficaci per gestire progetti di piccole dimensioni:
- Definire chiaramente gli obiettivi del progetto. Occorre definire cosa il progetto dovrà produrre. Prima di porsi il problema di come fare è necessario definire “cosa occorre fare”. Può sembrare banale ma molti progetti falliscono perché non si è formalizzato con la committenza l’output da realizzare. Questo autorizza spesso la committenza a tentare di cambiare in corso d’opera gli obiettivi presumendo che tutto ciò faccia parte del contratto. Da qui derivano contenziosi e inefficienze nella gestione del progetto.
- Precisare i deliverable compresi nel progetto. Occorre da un lato elencare i prodotti del progetto e dall’altro le specifiche tecniche cui dovranno sottostare. Ciò richiede al responsabile di progetto di svolgere una analisi dei requisiti insieme con la committenza. Ogni prodotto del progetto deve essere censito ed analizzato per comprendere le effettive aspettative della committenza.
- Definire le attività necessarie per costruire ciascun deliverable. Si tratta di comprendere il lavoro necessario per realizzare quanto concordato con la committenza.
- Stabilire le scadenze. Anche nei progetti di piccole dimensioni è importante che siano chiare le date di inizio e di fine di ogni attività e la data prevista per il completamento del progetto. Ciò richiede di analizzare l’effort (ore/uomo) necessario per costruire ogni deliverable e di fare una prima stima delle risorse necessarie.
- Costruire un piano di lavoro. Una volta individuate e stimate le attività necessarie e le competenze delle risorse che dovranno svolgere ciascuna attività, può essere sviluppato il cronoprogramma del progetto.
- Definire i costi ed il budget in base al piano di lavoro.
- Assegnare le responsabilità. Una volta individuate le risorse, è necessario attribuire formalmente a ciascuna di esse la responsabilità di realizzare la porzione di lavoro su cui è coinvolta. Si tratta di un passaggio formale importante che deve assicurare il commitment di tutto il team di progetto.
- Esternalizzare le attività su cui non esistono competenze interne. Può accadere che nel team di progetto non siano presenti tutte le competenze necessarie per completare i lavori. Se non è possibile recuperare questo gap attraverso la formazione del personale, occorre procedere ad affidare singole attività o un intero ramo del progetto in outsourcing ad aziende più qualificate.
- Tracciare i tempi e i costi in corso d’opera. Si tratta di verificare durante i lavori che venga mantenuto l’allineamento tra quanto pianificato e quanto effettivamente realizzato sia da un punto di vista temporale che finanziario. Nei progetti di piccole dimensioni è importante informare sia il team di progetto che il management di come stanno andando i lavori. Il fine è quello di riuscire ad intervenire prima che sia troppo tardi intervenendo per tempo sui ruoli coinvolti nel progetto.
- Testare i prodotti consegnati sia dal punto di vista funzionale che qualitativo. Per evitare possibili problemi con la committenza, è necessario, prima di consegnare un deliverable, procedere ad effettuare i necessari test per verificare che il prodotto soddisfi le specifiche concordate con la committenza stessa.
