La mancanza di visibilità di un progetto può diventare una delle principali cause di fallimento del progetto stesso.
Se i vari stakeholder non hanno una chiara consapevolezza dell’importanza dell’iniziativa, dedicheranno meno attenzione alla partecipazione ai lavori, sia direttamente, sia indirettamente fornendo meno supporto alle risorse effettivamente coinvolte.
Migliorare la visibilità di un progetto è quindi utile per aumentare il livello di commitment chiarendo l’importanza degli obiettivi da raggiungere, delle responsabilità coinvolte e della necessità di una partecipazione attiva.
A nessuno fa piacere doversi occupare di un lavoro cui il resto dell’organizzazione presta poca attenzione o addirittura di cui non conosce nemmeno l’esistenza.
Pertanto, può essere utile identificare le fasi di un progetto e le modalità in cui è necessario intervenire per migliorare la visibilità di un progetto:
- Prima di tutto occorre svolgere in fase di avvio dei lavori un kick off meeting coinvolgendo nell’incontro tutte le persone che dovranno partecipare al progetto e trasferire loro gli obiettivi e l’impostazione del progetto, rispondere a qualsiasi domanda, assicurarsi che i partecipanti sappiano che cosa ci si aspetta da loro prima di avviare il progetto.
- Predisporre un piano con i dettagli del progetto. Questi sono particolarmente utili per chiunque farà parte del team rendendolo più sicuro del ruolo da svolgere e dello scopo generale del progetto.
- Svolgere in corso d’opera incontri regolari con il team di progetto e con i vari stakeholder per valutare lo stato di avanzamento dei lavori, individuare le principali problematiche, risolvere i problemi che si presentano.
- Avere un unico punto di raccolta e smistamento ella documentazione utilizzando specifici software come Microsoft Project Online o SharePoint. Ciò renderà tutto più facilmente accessibile facendo inoltre in modo che ognuno possa visualizzare la versione più recente dei documenti prodotti o da produrre.
- Raccogliere regolarmente le informazioni chiave sulle lavorazioni in corso attraverso incontri o procedure formalizzate.
- Curare l’addestramento del team in modo che tutti possano concentrarsi sulle aree di loro competenza. Questo farà sì che tutto proceda senza intoppi e che le persone giuste abbiano chiaro il da farsi e riportino alle persone giuste.
Migliorare la visibilità di un progetto richiede quindi un impegno costante da parte del responsabile di progetto.
Si tratta di investire del tempo in tutti quegli aspetti della comunicazione di un progetto che se non attentamente curati possono mettere in crisi i rapporti organizzativi interni, originare incomprensioni o conflitti, ed in definitiva creare seri problemi al buon esito dei lavori.
Tag: 
Categoria: