Nella progettazione ed organizzazione delle attività formative entrano in gioco numerosi fattori.
In particolare occorre tenere conto dei fabbisogni formativi dei partecipanti, delle diverse metodologie ed opzioni didattiche, delle tecnologie coinvolte (e-learning, multimedialità, webseminar ecc.), delle tempistiche (durata e periodo di svolgimento dei corsi), dei costi e degli obiettivi da raggiungere.
In alcuni casi si tratta di progetti complessi e quindi il project management nella formazione può essere particolarmente utile per disciplinare e governare questa tipologia di iniziative.
Tradizionalmente chi si occupa di risorse umane nelle organizzazioni ha un background di tipo psico-sociologico oppure di tipo tecnico (nelle aziende high tech) oppure amministrativo (se si occupa di amministrazione del personale).
Spesso chi proviene da studi di psicologia o sociologia è portato a guardare ai progetti prevalentemente in termini di lavoro di gruppo e di gestione delle dinamiche relazionali che si sviluppano nei gruppi di lavoro.
Pur essendo tutto ciò ovviamente importante, è necessario integrare la capacità di leadership e di coinvolgimento dei team anche con delle tecniche di gestione progetti che definiscano schemi comuni per regolamentare il lavoro dei team.
Pertanto, qualunque sia l’esperienza ed il retroterra culturale di chi si occupa di training, il project management nella formazione deve potersi giovare degli importanti contributi che provengano dai settori più disparati in cui questa disciplina si è inizialmente sviluppata.
La formazione dei responsabili di progetto formativo deve quindi prevedere:
- Acquisizione delle conoscenze di base dei principali processi di project management nelle fasi di avvio, pianificazione, erogazione e monitoraggio e controllo.
- Addestramento sulle tecniche di gestione progetto.
- Comprensione del ruolo e delle modalità di gestione dei rapporti con i vari stakeholder di un progetto formativo.
Obiettivi del project management nella formazione
- Obiettivi e scopo di un progetto formativo
- L’analisi della popolazione coinvolta (gap e fabbisogni formativi)
- Il bilancio delle competenze
- I requisiti del progetto
- La definizione dell’ambito
- La documentazione da produrre per un progetto formativo
- La definizione delle attività
- La definizione delle risorse coinvolte nel progetto
- La definizione delle responsabilità
- La stima dei tempi e dei costi
- La produzione del cronoprogramma
- L’analisi dei possibili rischi
- L’analisi dei principali stakeholder
- Le tecniche di monitoraggio e controllo
- ROI di un progetto formativo e modalità di misurazione
Il project management nella formazione si deve tradurre quindi in un’opportunità per trasferire un elevato livello di strutturazione in un settore abituato a far leva tradizionalmente sulla creatività, professionalità e capacità di gestire la didattica ed i rapporti con i partecipanti ai corsi.
L’avvento dei nuovi media e delle nuove tecnologie della comunicazione non rende tutto ciò superato ma richiede competenze legate alla capacità di integrare nuovi supporti e nuove metodiche di instructional design.
Pertanto, al ruolo del formatore tradizionale deve affiancarsi il ruolo del progettista in grado di utilizzare il project management nella formazione come strumento per assicurare certezza organizzativa ad iniziative dal costo e dagli impatti sempre maggiori.
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