Con la tendenza in atto verso un’operatività basata su team remoti e dati gestiti in cloud computing, la collaborazione nei progetti richiede la capacità di padroneggiare questi strumenti e una forte leadership per orientare i comportamenti nei gruppi di lavoro.
Collaborazione è stata una parola d’ordine molto utilizzata negli ultimi anni.
Le organizzazioni si sono rese conto che una capacità di operare in team è la chiave per l’innovazione. Sono emersi nuovi metodi e nuovi strumenti che estendono il significato di collaborazione da semplice modalità per lavorare insieme condividendo obiettivi e risultati ad una più complessa capacità di integrare competenze interfunzionali per far emergere nuove idee e pratiche innovative.
Questi strumenti e metodi favoriscono la comunicazione, la condivisione delle idee e la trasparenza per gruppi di lavoro locali e distribuiti.
Tutti i software di project management contengono ormai nelle versioni più aggiornate tools in grado di potenziare la collaborazione nei progetti.
Si tratta, ad esempio, di piattaforme per la produzione e distribuzione di documenti, di social network interni, di sistemi di knowledge management a disposizione di project manager e team di progetto. Il tutto integrato con sistemi di workflow management che regolano il lavoro all’interno dei progetti.
I vantaggi di un maggior livello di collaborazione nei progetti sono:
- Aumenta la produttività. Attraverso una distribuzione equilibrata dei compiti tra i membri del team che hanno le competenze e la disponibilità di tempo per la loro realizzazione. Un carico di lavoro più equilibrato aumenta l’efficienza e riduce lo stress ed il rischio di conflittualità interna.
- Migliora il problem-solving. Rendere i membri di ciascun team autonomi nel lavorare insieme per risolvere i problemi offre più vie per il successo, inoltre favorisce l’emergere di uno spirito di squadra e migliora il morale.
- Potenzia la comunicazione. Le linee di comunicazione hanno bisogno di continua manutenzione perché il rischio di fraintendimenti può deviare un progetto. La collaborazione nei progetti facilita uno scambio di idee tra i membri del team e con i vari stakeholder riducendo incomprensioni ed errori nell’impostazione dei lavori.
- Riduce le rilavorazioni. Quando non è chiaro l’ambito di progetto oppure non è stato ben comunicato e compreso, è possibile che i deliverable del progetto non rispettino le aspettative della committenza. Tutto ciò porta inevitabili perdite di tempo ed aumenta i costi perché obbliga spesso a dover rifare ciò che è stato prodotto.
- Migliora la qualità dei rapporti organizzativi. Promuovere la collaborazione nei progetti favorisce lo stabilirsi di rapporti di conoscenza diretta tra i membri del team. Le persone imparano a conoscere meglio i ruoli organizzativi delle persone che collaborano nello svolgimento dei lavori. Ne deriva una migliore comprensione di come funziona la macchina organizzativa e le soluzioni che emergono tengono conto delle esigenze dei vari settori coinvolti.
- Aumenta il livello di condivisione. Quando le informazioni vengono condivise e le persone maturano insieme le decisioni chiave aumenta contemporaneamente anche il livello di consenso sugli obiettivi ed i risultati del progetto. Uno dei principali ostacoli al buon esito dei lavori è la tendenza di alcuni manager a calare dall’alto le decisioni imponendo soluzioni che sarebbe invece opportuno far emergere dal team.