Giudizio di Esperti

giudizio di espertiLa guida al PMBOK® del Project Management Institute fa riferimento ripetutamente alla tecnica del Giudizio di Esperti nella maggior parte dei suoi processi, ma dedica solo uno spazio relativamente breve alla descrizione del concetto.

Lo descrive come una “valutazione basata su competenze appropriate in relazione all’attività svolta” e suggerisce che “tale competenza può essere fornita da qualsiasi gruppo o singola persona in possesso di una specializzazione, conoscenza, abilità, esperienza o formazione”.

Questa descrizione lascia inevase tre domande: Quali sono le competenze richieste e come vengono accertate? Qual è il processo necessario per applicare queste competenze? Dove e come possono essere reperite le competenze necessarie?

Un project manager ed il team di progetto non devono per forza essere esperti di tutto (soprattutto nell’affrontare progetti innovativi) ed ottenere le competenze necessarie non è responsabilità esclusiva del responsabile di progetto ma è condivisa con il resto dell’organizzazione.

Sicuramente il project manager ha la responsabilità di gestire gli effetti del Giudizio di Esperti utilizzando i suggerimenti per migliorare le decisioni prese.

Pertanto deve sapere come impostare complessivamente questo passaggio che può avere importanti ricadute per il progetto che deve gestire.

Trovare un esperto

La prima sfida nell’applicazione di questa tecnica consiste nell’individuare le persone con la giusta esperienza.

Per definizione, un esperto è una persona la cui opinione è riconosciuta come autorevole. Ma questa definizione è soggettiva e diversi esperti spesso hanno opinioni molto diverse su come affrontare un problema o una determinata situazione.

Può trattarsi di una persona interna all’organizzazione ma non coinvolta sul progetto. In questo caso persone che hanno partecipato a progetti analoghi svolti in precedenza possono mettere a disposizione la loro esperienza per aiutare il project manager di turno.

Oppure può trattarsi di un consulente esterno.

E’ comunque chiaro che il Giudizio di Esperti deve essere ricercato in situazioni in cui non si dispone di sufficiente esperienza. Dipende in sostanza dall’esperienza del team di progetto e più in generale dell’intera organizzazione nell’affrontare un determinato tipo di progetto.

L’organizzazione deve mettere a disposizione dei propri manager le informazioni sulle fonti migliori e sui tipi di competenze disponibili nonché su dove poter reperire questo tipo di contributi. Queste informazioni devono essere aggiornate periodicamente e accessibili.

Considerare con saggezza il Giudizio di Esperti

Spesso il giudizio di un esperto deve essere mediato con altre considerazioni che derivano dalle modalità operative di una determinata organizzazione.

Occorre bilanciare l’importanza della decisione, il tempo necessario per la decisione, il costo necessario per la valutazione e per applicare i suggerimenti raccolti nonché la disponibilità delle risorse utilizzate nel processo decisionale.

E’ compito del responsabile di progetto fornire al management le informazioni necessarie per bilanciare questi fattori.

Strutturare il processo

Il Giudizio di Esperti deve essere organizzato in modo da massimizzarne i benefici.

Ciò significa che occorre procedere in questi termini:

  1. Inquadrare il problema da risolvere
  2. Pianificare il fabbisogno di informazioni
  3. Individuare chi sono gli esperti in grado di fornire le informazioni necessarie
  4. Coinvolgere gli esperti fornendo loro i riferimenti per facilitare le loro valutazioni
  5. Raccogliere le indicazioni fornite dagli esperti in documenti concordati con gli stessi esperti
  6. Integrare le valutazioni degli esperti con le valutazioni del responsabile di progetto
  7. Documentare e comunicare i risultati