PPM software: piano di installazione e distribuzione

ppm software distributionUna volta che è stata svolto il processo di software selection tra le soluzioni di project portfolio management disponibili sul mercato ed è stato individuato il sistema più adeguato, il primo ostacolo che un’organizzazione dovrà affrontare sarà quello di mantenere lo slancio per definire un piano d’azione che consenta di applicare le conoscenze acquisite durante il processo di selezione per assicurarne l’utilizzo pratico e produttivo nel proprio ambiente.

Per molte organizzazioni, l’onere di implementare con successo il software PPM viene generalmente collocato sul fornitore scelto. Ma se è vero che il venditore è il driver principale durante l’installazione, è anche vero che l’iniziativa avrà esito negativo se il cliente non prende le misure necessarie per preparare la sua squadra per facilitare i cambiamenti.

Le soluzioni di Project Portfolio Management risultano efficaci solo nella misura in cui le persone le utilizzano in modo appropriato e la sola installazione e distribuzione del software sulle postazioni di lavoro non assicura sull’utilizzo che ne verrà fatto.

Al fine di evitare “un crash prima del decollo”, è necessario predisporre un piano di diffusione del software e di addestramento del personale addetto al suo utilizzo.

Pertanto, insieme con il fornitore, andranno individuate le attività da svolgere ed individuati anche i potenziali rischi e poi informare tutti gli addetti ai lavori su come si intende procedere.

Quando si sviluppa un piano di installazione e distribuzione del software è fondamentale che tutte le fasi del piano siano chiaramente definite e che il piano agisca come driver principale per guidare con successo l’iniziativa. In tal senso, un piano completo comprende le seguenti fasi:

  • Fase 1 – Definizione del processo – In questa fase devono essere chiaramente definiti gli obiettivi generali della tecnologia PPM ed il suo utilizzo per il business. Il processo di definizione deve coinvolgere tutti gli stakeholders del progetto in modo che le aspettative sono chiare fin dall’inizio.
  • Fase 2- Definizione dei requisiti – In questa fase vengono individuati i deliverable del progetto di diffusione e vengono precisati i requisiti attesi ed i criteri di accettazione concordati al fine di stabilire un accordo tra tutte le parti in modo che le aspettative siano chiare.
  • Fase 3 – Project Management – Una volta che gli obiettivi ed i deliverables sono stati chiaramente definiti, devono essere dettagliate le attività necessarie a produrli ed i costi ad esse associati. Questa sezione del piano è la tabella di marcia per ottenere il sistema PPM installato e funzionante all’interno dell’organizzazione.
  • Fase 4 – Supporto all’Implementazione – In questa fase di pianificazione occorre precisare i ruoli e la formazione necessari per i soggetti coinvolti, insieme alle risorse materiali, quali hardware, software, e la documentazione. Il team di progetto deve inoltre identificare, rimuovere o contenere gli ostacoli o i rischi che possono ostacolare la diffusione della piattaforma di Project Portfolio Management.

In ultima analisi, l’obiettivo del piano è quello di costruire un modello di successo che sia in linea con gli obiettivi aziendali e le indicazioni del fornitore. Se il processo di pianificazione è attentamente strutturato e vengono coinvolte le persone giuste, esso può costituire di per sé uno strumento estremamente efficace per determinare il livello di commitment necessario.

Per aumentare le possibilità di successo, è importante sviluppare una strategia di gestione del cambiamento come parte del progetto di introduzione nell’organizzazione del sistema PPM. E’ quindi necessario andare oltre l’installazione, configurazione e formazione, ed occorre includere una strategia che incoraggi l’adozione del prodotto.

La resistenza al cambiamento ed i possibili ostacoli organizzativi devono essere attentamente valutati in quanto il sistema PPM si deve adattare sia funzionalmente che culturalmente al contesto organizzativo altrimenti c’è il rischio di vanificare tutto il duro lavoro svolto nella valutazione, selezione e distribuzione della nuova soluzione PPM.

Tutto ruota intorno all’impatto che la nuova soluzione può avere sulle persone ed in generale gli esseri umani resistono in qualche modo ai cambiamenti anche se miglioreranno il modo di lavorare. Ciò dipende dal fatto che vengono rotti alcuni equilibri e viene richiesto uno sforzo in più per apprendere le nuove logiche operative. Pertanto la strategia di gestione del cambiamento deve comunicare i benefici attesi e convincere gli utenti finali che tali benefici si risolveranno a loro vantaggio.