La differenza tra costi diretti e costi indiretti è che i primi sono quelli direttamente attribuibili ad un progetto (es. costo del lavoro, materie prime, mezzi ed attrezzature utilizzati esclusivamente per il progetto), mentre i secondi non possono essere attribuiti ad uno specifico progetto ma sono relativi al funzionamento dell’intera struttura (es. costi di gestione e amministrazione, attrezzature di utilizzo comune da parte di più reparti, affitti e utenze, ecc.).
In altre parole, i costi indiretti gravano su tutti i progetti di un’organizzazione e possono essere considerati o meno come quota parte delle spese di progetto.
Infatti, mentre i costi diretti gravano sulla stima del budget di progetto, spetta al management decidere se i costi indiretti debbano essere in qualche modo “spalmati” sul budget dei diversi progetti.
In sostanza, se un’organizzazione vede il suo business articolato in una serie di progetti rivolti al mercato (come avviene, ad esempio, nelle società di ingegneria), allora è naturale che tutti i costi che l’impresa sostiene siano “coperti e spesati” dai vari progetti.
In altre realtà, dove i progetti sono prevalentemente interni e costituiscono una parte limitata degli investimenti, allora può non aver senso considerare nel budget di progetto anche i costi indiretti.
- costi del personale impiegato nel progetto;
- costi dei computers, delle stampanti, degli apparati di rete utilizzati esclusivamente per il progetto;
- licenze del software utilizzato per il progetto;
- costo della manutenzione hardware e software;
- spese di viaggio per le attività di progetto svolte in trasferta;
- costi di formazione per il trasferimento delle competenze necessarie per svolgere le attività richieste dal progetto.
Per lo stesso progetto i costi indiretti possono essere:
- costo del personale che svolge supervisione di più progetti;
- affitti o ammortamenti relativi agli uffici in cui opera il personale dell’azienda;
- costi delle utenze (energia elettrica, acqua, telefono, internet, gas/riscaldamento);
- costi amministrativi;
- costi di attrezzature condivise da più progetti.
Inoltre, entrambe queste tipologie di costi devono essere prese in considerazione ogni volta che occorre valutare se svolgere il progetto internamente oppure rivolgersi ad un partner esterno (Analisi Make or Buy).
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