Nell’organizzare un progetto è utile svolgere delle stime preliminari (Top-down) da confrontare con quelle di dettaglio (Bottom-up)
Nelle stime preliminari o top-down viene fatta una valutazione complessiva del tempo e costo riferibile a ciascun deliverable o Work Package presente nella WBS. Si tratta di stime “a corpo” che vengono di solito effettuate per fornire alla committenza una prima indicazione dei tempi e dei costi del progetto.
Invece, le stime di dettaglio o bottom-up vengono effettuate successivamente in fase di pianificazione del progetto quando viene svolta un’analisi approfondita del lavoro da svolgere e delle attività necessarie per produrre ciascun deliverable.
Nella maggior parte dei casi Microsoft Project viene utilizzato per attribuire le stime di dettaglio a ciascuna attività presente nel Gantt di progetto.
Può nascere a questo punto la necessità di mettere a confronto questi valori di dettaglio con la stime preliminari.
Ad esempio, utilizzando la versione 2013 oppure 2016 di Microsoft Project, si può costruire come riportato in basso un Gantt di un progetto di manutenzione di tubature in cui sono stati inseriti i valori di dettaglio delle durate ottenuti con un processo di stima bottom-up.
Tutte le attività e le attività di riepilogo sono state immesse usando la modalità di immissione in modalità “pianificazione automatica” in modo da consentire a Microsoft Project di aggiornare automaticamente le date di inizio e fine delle attività in base alle relazioni logiche tra le attività.
Le attività di riepilogo rappresentano i Work Package (o deliverable) e i Work Element presenti nella WBS.
A questo punto, per visualizzare le stime preliminari (top-down) e confrontarle con quelle di dettaglio (bottom-up) si può modificare la modalità di immissione di ogni attività di riepilogo in “modalità manuale” e poi inserire la stima top-down della durata di ciascuna attività di riepilogo.
Una volta completata l’immissione delle stime preliminari, nel grafico possiamo vedere che per le attività in cui i valori preliminari e quelli di dettaglio coincidono ci sono appunto due linee di colore diverso che si sovrappongono. Invece per le attività che presentano stime top-down e bottom-up diverse tra loro abbiamo due linee di cui quella rossa evidenzia la stima eccedente.
Si tratta naturalmente solo di un supporto grafico che però è molto utile per rappresentare al management le differenze incontrate nel fare una stima accurata del progetto rispetto alle valutazioni preliminari che hanno portato ad avviare il progetto stesso.
Occorrerà a questo punto decidere come intervenire per adeguare i valori in gioco alle aspettative della committenza.
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