Come stabilire i requisiti di un progetto

Il modo per stabilire i requisiti di un progetto si concretizza di solito in un processo di elicitazione, che richiede diverse tecniche e metodi, come il censimento, l’analisi, la comprensione e la convalida.

Questi metodi possono essere applicati nelle interviste con gli stakeholder, i focus group, i questionari o i workshop di raccolta dei requisiti.

In genere, uno o più analisti si occupano di questa attività, mentre il project manager sarà generalmente responsabile della pianificazione e definizione dei criteri per far emergere i requisiti.

Questo approccio per stabilire i requisiti potrebbe essere applicabile per vari tipi di progetti, ma quando gli interlocutori sono quadri o manager di alto livello, è difficile far emergere i dettagli ed occorrerebbe quindi coinvolgere personale più operativo.

Comunque, anche nel caso in cui sia necessario interagire direttamente con ruoli manageriali. possono essere utili i seguenti approcci:

1. Prepararsi. Cercare di capire quali sono le priorità di business e gli obiettivi. Scoprire in anticipo lo stile di comunicazione preferito dai nostri interlocutori. Prepararsi a raccogliere i requisiti in breve tempo e in un ambiente atipico – vale a dire, durante una pausa caffè o un pranzo – a causa degli impegni che ruoli di alto profilo normalmente debbono gestire.
2. Semplificare il processo. Evitare di utilizzare liste di controllo o tecniche di indagine elaborate per stabilire i requisiti di un progetto. Usare invece un approccio conversazionale, capire, guidare e offrire soluzioni e vantaggi progettuali, alternative in termini di pro e contro. Utilizzare rappresentazioni visive e sommari.
3. Semplificare il linguaggio. Utilizzare un tipo di comunicazione semplice e diretta. Evitare termini tecnici; invece, utilizzare esempi o storie che si riferiscono a problemi di business con le relative soluzioni.
4. Assumere un atteggiamento positivo. Mantenere un comportamento disponibile, concreto e trasparente e soprattutto proattivo. Invece di parlare di questioni o problemi, meglio parlare di soluzioni e dare dettagli di ciò che può funzionare.
5. Concentrarsi sul tempo. Si consideri che i ruoli manageriali hanno molte questioni importanti da affrontare, e quindi la quantità di tempo e di attenzione che possono allocare su un singolo argomento è limitata. Pertanto, una volta che si ottiene la loro attenzione, occorre rimanere concentrati ed evitare di perdere tempo.
6. Partire dal risultato. Essere concreti in questi casi significa far capire da subito dove si vuole andare a parare. Quando si presentano soluzioni, per ottenere l’attenzione dei nostri interlocutori dobbiamo fornire loro una panoramica di ciò che si può fare. A seguito di questo di solito diventano più interessati, creando un’apertura per illustrare come realizzare quanto preliminarmente descritto.
7. Farsi carico dei rischi. Alcuni dirigenti sono sensibili al rischio o possono essere avversi al rischio. Se qualcuno dei loro requisiti crea rischi potenziali, occorre definire delle strategie di contenimento dei rischi.
8. Mantenere un orientamento strategico. Concentrarsi su ciò che i nostri interlocutori hanno più a cuore e analizzarne gli impatti sul business.