Nelle moderne organizzazioni l’evoluzione e diffusione delle competenze di Project Management genera la necessità di un presidio sempre più marcato delle problematiche di:
- assistenza e formazione ai gruppi di progetto dal punto di vista metodologico;
- assistenza ai project managers nella comunicazione con il resto dell’organizzazione volta al superamento delle barriere organizzative;
- supporto alla direzione nella gestione dello sharing di risorse tra progetti;
- supporto alla direzione nella gestione del portafoglio progetti.
Come descritto nella sezione di questo sito dedicata all’approfondimento delle funzioni e competenze del PMO, i compiti di questa particolare area organizzativa possono variare dal ricoprire un ruolo di semplice “consulente”, che si limita al suggerimento di regole e procedure specifiche per singoli progetti, fino alla concessione formale di autorità da parte della direzione. In quest’ultimo caso, il PMO può a sua volta delegare la propria autorità ai singoli project manager. Gli effetti di questo approccio sono:
- Il project manager opera con il supporto amministrativo offerto dal PMO sia mediante personale dedicato sia mediante personale condiviso con altri progetti.
- I membri del gruppo di progetto possono essere impegnati esclusivamente sul progetto oppure operano contemporaneamente su più progetti e la responsabilità della loro allocazione è condivisa tra project manager e PMO.
- Una gestione centralizzata del PMO può offrire ai project e program manager maggiori possibilità di avanzamento di carriera in quanto prefigura una crescita professionale che evolve progressivamente da ruoli di governo progetti a ruoli di consulenza interna e successivamente a ruoli di supporto direzionale.
In tal senso la costituzione di un Project Management Office (PMO) consente di cogliere numerose opportunità e di rispondere alle suddette esigenze ma necessità di una definizione chiara del ruolo e della collocazione all’interno dell’organizzazione in funzione del maggiore o minore impatto strategico richiesto.
Questo corso ha quindi la finalità di definire in modo strutturato:
- i diversi criteri di progettazione di un PMO in funzione delle diverse esigenze dell’organizzazione e del ruolo desiderato a supporto dei progetti e della direzione;
- i diversi criteri di gestione di un PMO in funzione delle diverse politiche aziendali;
- i possibili modelli alternativi;
- gli strumenti ed i processi di gestione;
- il sistema di ruoli presenti nel PMO e gli altri ruoli organizzativi ad esso connessi.
Durata e target del corso Organizzazione Gestione PMO
Il corso ha una durata di 2 giornate consecutive.
E’ rivolto in particolare a tutti i ruoli decisionali coinvolti nell’implementazione del Project Management Office e nella sua gestione:
- Responsabili del PMO
- Project Manager e Program Manager
- Responsabili di Business Unit
- Top Manager
- Portfolio Manager
Vantaggi del corso e Crediti Formativi
- Il corso Organizzazione e Gestione del PMO migliora l’organizzazione del lavoro all’interno del project management office.
- Fornisce modelli e metodi per gestire la fasi dello sviluppo del PMO.
- Definisce i ruoli e le mansioni necessarie per il corretto funzionamento del PMO.
- Consente di ottenere un attestato di partecipazione con indicati tempi e contenuti del corso ed i crediti formativi (14 contact hours) per partecipare ai programmi di certificazione o di mantenimento della certificazione.
Periodo e sedi di svolgimento
Il corso viene svolto solo in forma dedicata per singole organizzazioni con più partecipanti.
Il corso è svolto in date concordate presso il cliente ed i contenuti di massima descritti nel seguito possono essere personalizzati sulla base delle esigenze di ogni realtà.
Prezzo
Il prezzo per ciascuna edizione del corso di due giornate svolto in forma dedicata presso il cliente è di euro 2800,00 + iva.
A ciascuna edizione del corso possono partecipare fino a 12 persone a costo invariato.
Non vengono applicate spese di trasferta.
Metodi e materiali didattici
Il programma didattico del corso Organizzazione e Gestione del PMO fa ricorso a varie tecniche per favorire una partecipazione attiva e globale: ai metodi tradizionali, basati sulla trasmissione di concetti teorici, vengono affiancate alcune metodologie attive che favoriscono l’apprendimento tramite l’esperienza. In particolare, la didattica propone:
- esercitazioni guidate;
- discussioni e valutazioni interattive;
- lavori di gruppo;
- analisi di casi.
Nel concreto, il lavoro è basato sulla suddivisione dei partecipanti in gruppi operanti in autonomia ed aventi il docente come supporto esterno.
In questo ambito i partecipanti avranno l’opportunità di confrontarsi con concreti problemi operativi sui quali saranno chiamati a fornire risposte risolutive operando perciò una continua verifica di quanto appreso in aula, combinando bagaglio tecnico e pratica operativa.
A ciascun partecipante al corso Organizzazione e Gestione del PMO è pertanto richiesto un esame approfondito delle tecniche e degli approcci trattati in aula attraverso l’esame di casi aziendali, letture aggiuntive e discussioni di gruppo.
Materiale didattico
Il materiale didattico comprende:
- Il manuale del corso
- Le esercitazioni da svolgere ed i casi da analizzare
- Template e documenti di Project Management
Articolazione dei contenuti del corso Organizzazione e Gestione del Project Management Office
Panoramica sul Project Management Office (PMO)
- Project Management e PMO
- I benefici di un PMO
- I fattori critici di successo per l’avvio di un PMO
- Ciclo di vita del PMO
- Definizione del business case per il PMO
L’organizzazione del PMO
- Le diverse alternative: strutture del PMO e le loro caratteristiche
- Organizzazione del PMO: criticità e opportunità
- L’articolazione delle competenze di Project Management
- I criteri di progettazione
I processi del PMO
- Il ruolo del PMO nei processi di Project Management
- I Processi di gestione del PMO
- PMO e Gestione del Portafoglio Progetti
- La matrice Processi/Competenze
- Maturity Model e PMO
I ruoli coinvolti
- Ruoli e responsabilità
- Autorità/Autorevolezza del PMO
- I ruoli di staff
- I ruoli di interfaccia organizzativa
Progettazione del PMO
- Vision aziendale e PMO
- PMO e creazione di Valore
- PMO ed Enterprise Project Management
- Definire il Project Charter del PMO
- Incaricare il PMO Manager
- Integrare le politiche organizzative applicabili
- Definire le competenze dei Project Manager
- Sviluppare le linee guida per la classificazione dei progetti
- Descrivere i processi e le procedure del PMO
- Costruire il Change Management Plan
- Identificare, analizzare i rischi del PMO e identificare le risposte
- Stimare i costi di start-up
- Definire il Piano di Comunicazione Interna a sostegno della fase di start-up
- Il piano preliminare d’implementazione
Realizzazione del PMO
- L’esecuzione del progetto di realizzazione di un PMO
- Il controllo del progetto di realizzazione di un PMO
- Gli interventi di quality assurance sul PMO e sui progetti
- La chiusura del progetto di realizzazione di un PMO
- La misurazione nel tempo dei benefici del PMO rispetto agli obiettivi iniziali
La gestione del cambiamento
- Comunicare e guidare il cambiamento
- Fornire gli strumenti necessari per supportare il cambiamento
- Verificare la coerenza tra risultati ed obiettivi strategici