La chiusura di un progetto è sempre un passaggio delicato perché implica sempre una revisione fatta insieme con la committenza del lavoro svolto.
Quando il lavoro o parte di esso è stato subappaltato a terze parti questo passaggio richiede un livello ancora maggiore di cautela.
Si tratta infatti di verificare prima con il subappaltatore ed in seguito con la committenza che tutte le attività siano state completate e che non rimangano carichi pendenti.
Obiettivo finale della verifica della committenza è l’accettazione di quella parte del lavoro che è stata subappaltata e l’autorizzazione al pagamento della stessa.
Prima di arrivare a questo momento di verifica è quindi bene aver svolto preliminarmente con il fornitore una ricognizione di come è andato il lavoro e di cosa è stato consegnato.
In questo modo è possibile intercettare possibili non conformità e carenze che devono essere risolte prima di chiudere il lavoro.
Occorre quindi procedere ad una verifica dell’ambito del progetto che dovrà tenere conto dei requisiti e delle specifiche concordate con la committenza in fase di avvio del lavoro.
Dovrà anche tenere conto delle eventuali richieste di modifica che sono state approvate in corso d’opera.
E’ bene preparare il terreno con la committenza in modo da arrivare gradualmente al momento di verifica. Ciò può essere ottenuto attraverso un percorso suddiviso in tre fasi:
- FASE Preliminare. Viene inviata al committente una bozza del verbale di accettazione del lavoro subappaltato. Questo documento dovrà essere il più vicino possibile alla versione finale e servirà per raccogliere alcuni primi pareri ed osservazioni della committenza.
- FASE di Discussione. Dopo aver lasciato un po’ di tempo alla committenza per leggere il documento, è possibile raccogliere le osservazioni e le eventuali perplessità in modo da poterle discutere prima dell’effettivo completamento dei lavori. E’ bene che questa discussione avvenga in un incontro faccia-a-faccia con lo stakeholder direttamente responsabile dell’accettazione.
- FASE di Accettazione. Una volta risolte le eventuali controversie coinvolgendo anche il subappaltatore, occorre inviare alla committenza la versione finale del documento di accettazione indicando in esso le soluzioni eventualmente adottate. Può essere utile inoltre associare la firma del documento ad un evento o momento formale in modo da ufficializzare il tutto.
Naturalmente queste fasi si sviluppano rapidamente quando il lavoro è stato svolto coerentemente con le aspettative della committenza.
Può invece richiedere parecchio tempo se emergono delle controversie.
Per questo motivo è utile anticipare il più possibile la prima fase in modo da comprendere per tempo il “clima” in cui si svolgeranno le altre due fasi.
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