La comunicazione è la principale occupazione di un project manager. Ma non è sufficiente comunicare.
Molti responsabili di progetto sono letteralmente subissati di telefonate, mail, SMS, riunioni, colloqui. Più che gestire finiscono per essere gestiti dai continui input.
Naturalmente, tutto questo fa parte del lavoro di un project manager. Ma ciò che manca è l’ordine, cioè la condivisione dei criteri con cui comunicare.
Capita di frequente di ricevere una mail e poco dopo arriva una telefonata per sapere se abbiamo letto quella mail.
Oppure inviamo una mail richiedendo una risposta dettagliata e invece riceviamo come risposta una telefonata senza capo né coda.
Per fare ordine in tutto questo caos un project manager deve prima di tutto definire e condividere i processi di comunicazione in un progetto.
Subire le cattive abitudini altrui comporta un prezzo da pagare.
Anche cercare di migliorare il modo di comunicare del resto dell’organizzazione può comportare un prezzo e cioè quello di essere visti come rigidi.
Si tratta di decidere che prezzo si intende pagare.
Predisporre un piano
- Concordare quando ci si incontra e quando si deve comunicare a distanza.
- Definire le diverse modalità di comunicazione previste nel progetto (riunioni, colloqui, ecc.).
- Fissare gli obiettivi e modalità di svolgimento per ciascun tipo di comunicazione.
- Definire i supporti necessari per ogni tipo di comunicazione (ad esempio, quando usare il telefono, la videoconferenza, slides e flip chart)
- Precisare i ruoli coinvolti in ogni comunicazione
- Concordare chi dovrà occuparsi della documentazione
Ad esempio, su un progetto di media durata, si può accettare un incontro mensile per discutere lo stato di avanzamento dei lavori, un incontro settimanale per analizzare i problemi emersi nell’ultima settimana, una finestra temporale giornaliera in cui il project manager si rende disponibile per un confronto in videoconferenza.
Questo modo di definire e condividere i processi di comunicazione affida un ruolo residuale al telefono. Esattamente il contrario di ciò che si è abituati a fare.
Questo aiuterà a recuperare un sano modo di comunicare e soprattutto ad evitare che il project manager diventi l’help desk del progetto.
Una volta fatto questo, è poi importante descrivere in dettaglio questi processi nel piano della comunicazione che dovrà servire a tutti come riferimento per sapere come comportarsi da un punto di vista comunicativo.
Le persone si allontaneranno dai processi così definiti? Può essere ma è importante che il project manager si mantenga coerente riportando alla norma ogni deviazione dal piano. Se qualcuno pone una domanda via e-mail, risponderemo via e-mail e comunque rispettando ciò che è stato concordato nel piano.
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