Usare la Bacheca attività - Task Board - con MS Project

microsoft project agile pmMicrosoft Project è uno strumento molto diffuso per la gestione tradizionale dei progetti secondo una logica Waterfall.

Negli ultimi anni sono comunque state introdotte alcune funzionalità utili per una gestione agile dei progetti.

Tali funzionalità sono rese disponibili per gli abbonati a Microsoft Project Online nelle versioni Professional e Premium.

Molti project manager che si occupano, ad esempio, di sviluppo software o di progetti particolarmente innovativi hanno scelto di utilizzare metodologie agili che prevedono uno sviluppo iterativo con continue modifiche e migliorie.

Le nuove funzionalità presenti in Microsoft Project per la gestione agile dei progetti sfruttano la struttura esistente del database di MS Project e hanno aggiunto alcuni nuovi campi nativi che aiutano a organizzare e gestire le attività secondo un’interfaccia Kanban o un’interfaccia Scrum che sono le due metodologie agili più utilizzate.

Naturalmente, non è detto che queste funzionalità presenti in MS Project siano in grado di soddisfare le esigenze di tutti ma costituiscono sicuramente un buon punto di partenza.

Inoltre è possibile mescolare e abbinare i progetti Waterfall e Agile usando le viste, i filtri e le opzioni di raggruppamento proprio come avviene con l’utilizzo più tradizionale di Microsoft Project.

L’utilizzo del software richiede comunque di conoscere molto bene le modalità di gestione di un progetto.

A questo si deve aggiungere la conoscenza di alcuni strumenti come il metodo Kanban e/o l’organizzazione del lavoro con Scrum che richiede un’articolazione basata su iterazioni (Sprint).

L’utilizzo di Microsoft Project per la gestione agile dei progetti risulta molto flessibile come è tipico per questo tipo di approcci.

Infine le funzionalità di reporting presenti nel software consentono di estrarre tutte le informazioni, come il grafico di burndown per il controllo dell’avanzamento del lavoro.

Le Kanban Board

In un precedente articolo abbiamo dettagliato l’utilizzo delle Kanban Board (bacheca) che può avvenire anche tramite supporti fisici (Tabelloni, lavagne ecc.)

Microsoft Project consente di simulare l’impiego di supporti fisici con ovvi vantaggi nella memorizzazione dei dati e nei calcoli relativi alle performance del lavoro.

Una bacheca consente di visualizzare e mostrare come il lavoro si sposta da sinistra a destra nel flusso di lavoro (Workflow).

Il tabellone fornisce in ogni momento lo stato di avanzamento del lavoro del progetto dove ogni colonna rappresenta una fase dell’intero processo.

Esempi di fasi possono essere:

  • In attesa, Lavori in corso e Completato
  • Backlog, Pronto, Codifica, Test, Approvazione e Fine
  • Arretrato, In sviluppo, Fine, Accettazione cliente e Live

Naturalmente, è possibile aggiungere fasi (colonne) alla kanban board in modo da rappresentare correttamente il proprio processo di lavoro.

Accedere alla Bacheca attività

Nella versione inglese di Microsoft Project viene chiamata Task Board.

Prima di attivare questa funzionalità è opportuno creare la lista di attività del progetto come un puro elenco nella visualizzazione Gantt abilitando il campo “Show on Board” (“Mostra nella bacheca”)
elenco attività

Una volta completato l’elenco delle attività si può selezionare il pannello “Visualizza” e poi cliccare sul pulsante Bacheca attività (Task Board).task board
A questo punto compare la Kanban Board (bacheca) dove le attività sono posizionate in base allo stato di avanzamento. Se invece il progetto deve ancora partire tutte le attività selezionate saranno posizionate nella prima colonna a sinistra.
kanban board
E’ possibile aggiungere / eliminare / rinominare le colonne e spostare le attività da una colonna all’altra semplicemente cliccando sopra una attività e poi trasciandola sulla colonna desiderata prima di rilasciare il mouse.

A questo punto è possibile assegnare le risorse alle attività.

Facendo clic con il pulsante destro del mouse su un’attività occorre selezionare Assegna risorse e immettere i nomi delle risorse nella finestra di dialogo Assegna risorse e ripetere questo processo per ciascuna attività a cui si desidera assegnare risorse.
assegnazione risorse
Quando le risorse vengono assegnate alle attività, viene creato un valore per quanto riguarda il lavoro complessivamente richiesto per ciascuna attività.

Dalla scheda Formato nella vista della Task Board (bacheca), selezionare il pulsante “Sheet” (“Elenco”) per visualizzare il foglio lavoro e poi modificare il valore di lavoro come richiesto per ogni attività.
assegnazione lavoro