La creazione di un ambiente in cui archiviare tutte le informazioni prodotte da ciascun progetto e i documenti in cui esse sono contenute è di vitale importanza per un organizzazione che fonda la propria operatività ed il proprio business sullo sviluppo di progetti.
Creare un archivio dei progetti realizzati consente di reperire successivamente le informazioni chiave per utilizzarle, ad esempio, nella pianificazione di progetti analoghi.
In questo modo vengono facilitate le stime perché possono essere basate su dati storici presenti nel database.
Anche l’analisi dei rischi può essere velocizzata prendendo in considerazione eventi problematici che si sono già verificati in passato.
Più in generale, un archivio dei progetti costituisce il nucleo centrale di un sistema di knowledge management che consente ad ogni project manager di essere supportato nelle sue valutazioni dall’analisi di ciò che è accaduto in progetti similari.
Per costruire un utile archivio dei progetti occorre prima di tutte definire i documenti che devono essere prodotti in ogni progetto e che devono essere in grado di catturare le informazioni chiave in ogni fase, dall’avvio, alla pianificazione, al monitoraggio e controllo ecc.
Inoltre è necessario individuare il tipo di tecnologia che si intende adottare per facilitare sia la produzione della documentazione sia la sua gestione in momenti successivi.
Tutti i principali software di project management consentono di catturare e gestire le informazioni chiave di un progetto e di produrre i necessari report.
Si tratta quindi di individuare il software più adeguato alle esigenze della propria organizzazione e di implementare con esso l’archivio dei progetti o addirittura un vero e proprio sistema per la gestione della conoscenza che possa supportare il lavoro dei responsabili di progetto.
Un’organizzazione deve costruire e mantenere aggiornato un database in cui venga conservato tutto il proprio know-how nella gestione dei progetti.
In questo modo, se un proprio responsabile di progetto dovesse cambiare azienda o lavoro, tutta la documentazione dei progetti in cui ha operato rimarrà in azienda e potrà essere utilizzata dagli altri project manager.
Questo fatto è di vitale importanza perché un’organizzazione che opera per progetti (una società di ingegneria, una software house, uno studio di architettura) fonda il proprio business sul know-how che deve essere protetto e sviluppato nel tempo.
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