Gestire il consenso della committenza

Avere il cliente dalla nostra parte è un prerequisito per il successo del progetto.

Il cliente è la persona o l’organizzazione che dovrebbe essere al centro del progetto e il successo non è determinato solo da criteri oggettivi, ma soprattutto dalla valutazione soggettiva del cliente.

Se il cliente non è soddisfatto del risultato del progetto e le sue aspettative non sono state soddisfatte, ciò corrisponde ad un fallimento.

Non importa quali specifiche siano state alla fine soddisfatte o come lo stesso team di progetto valuta il risultato.

La creazione di valore aggiunto per il cliente è la priorità assoluta.

Il modo in cui il cliente valuta il progetto finito non dipende solo dal risultato stesso. Nel corso del progetto le interazioni tra lui e il team di progetto dovrebbero facilitare un rapporto di fiducia.

Questa è la base per garantire la customer satisfaction come base per future collaborazioni.

Nel seguito verranno approfonditi alcuni fattori che contribuiscono a creare un buon rapporto con i clienti in un progetto.

Successo personale

Nella maggior parte dei casi, i clienti sono persone che assumono fornitori di servizi per conto e nell’interesse della loro organizzazione. Anche se il completamento con successo di un progetto appaltato va a vantaggio dell’organizzazione, anche le persone che rappresentano la committenza avranno un interesse personale nel buon esito del progetto almeno come conferma del proprio ruolo.

Quando si assume un incarico, si dovrebbe quindi tenere sempre presente che ci sono obiettivi personali del cliente da confermare. Con questa consapevolezza è possibile ottenere un livello di commitment più elevato e di conseguenza ottenere un risultato migliore.

Vantaggi per l’organizzazione cliente

Tali vantaggi sono in primo luogo il motivo per cui il progetto viene intrapreso. Potrebbero servire a migliorare i processi e l’automazione, consentendo così ai dipendenti di allocare il proprio tempo in modo più efficiente.

Anche se questi sono evidenti dal lato del cliente, altrimenti il ​​​​progetto non si sarebbe realizzato, è importante sottolineare sempre questi vantaggi nel corso del progetto e sottolineare anche ulteriori vantaggi non immediatamente evidenti all’azienda.

Rapporto fiduciario

È importante che il cliente possa fidarsi dell’appaltatore. A seconda del progetto, vengono trasferiti incarichi delicati ed informazioni sensibili. E’ quindi necessario un elevato livello di accountability e riservatezza.

Ciò richiede al project manager di rispettare i vincoli concordati confermando le clausole contrattuali e i risultati attesi.

Sicurezza

I rischi dovrebbero essere esclusi il più possibile e questa è anche l’aspettativa dei clienti. Tuttavia, esternalizzare un progetto è sempre un rischio. Non esiste una cosa come il successo garantito, indipendentemente dalle competenze presenti.

Spetta quindi al responsabile di progetto ridurre il rischio percepito per il cliente attuando una attenta gestione dei rischi di progetto. Inoltre l’obiettivo generale del progetto può essere suddiviso in obiettivi più piccoli che alla fine appaiono più tangibili e più facili da raggiungere e con rischi minori.

Reputazione

Il fatto che un potenziale cliente scelga un determinato fornitore e il modo in cui verrà valutato il risultato del progetto dipende in larga misura da quanto il project manager e il gruppo di lavoro sono considerati competenti. Ciò rassicura sul fatto che il progetto è in buone mani.

E’ quindi importante precisare tali competenze fornendo riferimenti come precedenti esperienze nonché eventuali certificazioni.

Forte impegno

Un buon fornitore di servizi tratta i problemi dei propri clienti come propri. Di conseguenza, l’appaltatore dovrebbe essere estremamente impegnato nel progetto. Se il cliente avverte una mancanza di impegno, non sarà completamente soddisfatto anche se il progetto sarà portato a termine con successo.

Un forte impegno del project manager e del team di progetto determina un rischio minore di inefficienze ed errori. Inoltre trasmette alla committenza un senso di certezza organizzativa e di controllo su ciò che accade.