I progetti nascono perché qualcuno, un individuo o un gruppo di persone, ritiene che questa iniziativa porterà qualche tipo di beneficio.
In genere, esiste una persona che si assume aziendalmente la responsabilità di far partire un progetto e che quindi ne diventa lo sponsor.
Ad esempio, un direttore commerciale che avvia un progetto per l’installazione di un nuovo sistema CRM.
I team di progetto sono costituiti da ampi gruppi di professionisti con competenze diversificate e garantiscono che tutte le parti interessate siano coinvolte nel progetto.
Di particolare importanza sono i rapporti di lavoro con i committenti del progetto e gli utilizzatori finali dei prodotti o servizi che costituiscono il risultato del lavoro.
Il cliente di un progetto può quindi essere un soggetto esterno o interno all’organizzazione di cui fa parte il responsabile di progetto.
Possiamo quindi considerare come cliente il destinatario dei risultati del progetto.
Tipologie di clienti (interni/esterni)
Il cliente del progetto e lo sponsor potrebbero anche essere la stessa persona, ma potrebbero anche essere diversi.
Ad esempio, in un progetto di infrastrutturazione delle linee di produzione di una azienda manifatturiera, il committente potrebbe essere il responsabile della produzione che può assumere anche il ruolo di sponsor ed incaricare un suo project manager.
Altro caso è quello di una azienda che deve svolgere un progetto per conto di un cliente esterno. Nell’azienda fornitrice ci sarà un manager che ha acquisito il progetto e in qualità di sponsor incaricherà un suo project manager ed un team di professionisti per svolgere il lavoro. Inoltre lo sponsor definirà anche un codice di commessa e abiliterà il project manager ad impegnare il budget previsto.
Il cliente ha anche il ruolo di precisare cosa significa per lui “valore” e un project manager deve essere consapevole di come il il progetto crea valore per il cliente interno o esterno del progetto.
Catturare i criteri di valore è essenziale e questi dovrebbero essere direttamente correlati a ciò che il cliente ritiene importante.
“Valore” significa cose diverse per persone diverse, quindi ciascun cliente avrà una sua interpretazione diversa. Compete al responsabile di un progetto far emergere le aspettative del cliente.
Come lavorare con i clienti (interni/esterni)
I progetti sono realizzati dalle persone, per altre persone, e mantenere un dialogo bidirezionale è essenziale per garantire che ciò che viene consegnato sia adatto allo scopo e soddisfi le aspettative dei clienti, soprattutto perché il valore è una proprietà che emerge nel tempo ed è dipendente dal contesto .
L’adozione di un approccio alla gestione dei progetti incentrato sul cliente richiede il mantenimento del dialogo e la comprensione di ciò che è importante per le parti coinvolte nel progetto.
La collaborazione con i committenti del progetto dovrebbe ridurre al minimo i cambiamenti che il project manager considera imprevisti e migliorare il rapporto di lavoro.
Il ruolo del cliente del progetto è quello di contribuire alle attività del progetto, rappresentando al contempo le proprie esigenze e supportando la definizione dell’ambito del progetto.
I clienti possono anche agire come decisori finali per questioni controverse o conflitti in cui ci sono diverse opinioni su come potrebbe apparire il risultato finale.
Sono coinvolti durante l’intero progetto e agiscono come uno degli stakeholder chiave. Ad esempio, potrebbero partecipare alle revisioni periodiche per verificare l’avanzamento del lavoro.
Pertanto, è utile coinvolgerli nella definizione del piano del progetto anche per creare una comprensione comune degli obiettivi del progetto e delle modalità per raggiungerli.
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