Quando e come usare la Timeline in Microsoft Project

A partire dalla versione 2010 è stata introdotta una nuova funzionalità in Microsoft Project: la Timeline o Sequenza Temporale.

Per la verità non molti, anche tra gli addetti ai lavori, conoscono questa funzionalità oppure ne fraintendono l’utilizzo.

Tutto nasce dalla necessità di svolgere presentazioni del progetto rivolte a persone che non sono addette ai lavori, che non conoscono le modalità di rappresentazione tipiche di un Gantt di progetto o di un network diagram.

In questi casi un project manager ha la necessità di far comprendere i punti chiave riguardanti lo stato ed i progressi di un progetto.

Se utilizzasse le normali rappresentazioni (Gantt oppure Reticolo di progetto) si troverebbe in molti casi a dover spiegare preliminarmente i criteri con cui queste rappresentazioni sono costruite.

Ciò richiederebbe tempo e finirebbe per distrarre inutilmente i partecipanti alla presentazione.

Per ovviare a questi problemi di comunicazione è stata introdotta la visualizzazione della Timeline (Sequenza Temporale).

Essa consente di trasferire alcune porzioni del gantt di progetto su una rappresentazione lineare in modo da concentrare l’attenzione solo su ciò che serve ai fini della presentazione.

A loro volta queste porzioni possono essere rappresentate come barre colorate che occupano uno spazio proporzionale alla durata della porzione di progetto rappresentata.

In alternativa, qualora alcune barre risultassero sovrapposte e quindi difficilmente leggibili, è possibile rappresentare quella porzione come call-out e cioè riportandole sopra le barre presenti.

Tutto ciò può essere ottenuto cliccando con il tasto destro del mouse sulla porzione di progetto da estrarre in modo da attivare il menù contestuale e selezionando appunto “riporta sulla Timeline”.

Successivamente si può scegliere se rappresentare la porzione estratta come barra da colorare oppure come call-out.

Il tutto può poi essere personalizzato con colori e ulteriori informazioni e poi copiato su una o più slides Powerpoint per essere ulteriormente perfezionato graficamente in modo da risultare comprensibile ai partecipanti alla presentazione.

Si tratta quindi di una piccola funzionalità che fa risparmiare molto tempo evitando passaggi intermedi per trasferire immagini grafiche del progetto che altrimenti andrebbero costruite ad-hoc in Powerpoint.

E’ bene non sottovalutare il ruolo di una comunicazione efficace in un progetto ed avvalersi quindi della visualizzazione della Timeline per interagire con persone che potrebbero trovare arduo o distraente doversi immergere nella complessità di un Gantt.