Microsoft Enterprise Project Management 2010

Mentre molte organizzazioni fondano sempre più i propri processi di delivery su programmi e progetti, al tempo stesso ricercano modalità per ottimizzare la gestione degli stessi programmi e progetti all’interno di un sistema di Project Portfolio Management.

Numerosi pacchetti software sono stati sviluppati e implementati proprio con questa finalità ma solo pochi sono quelli realmente competitivi ed in grado di coprire tutte le aree necessarie ad una gestione di portafoglio.

Unificando le funzionalità di applicazioni precedentemente disponibili nella versione stand-alone (MS Project Server 2010, Office Project Pro 2010 in combinazione con SharePoint 2010), Microsoft con il prodotto EPM 2010 (Enterprise Project Management 2010) ha creato una soluzione completa per la gestione del portafoglio progetti. Notevoli migliorie sono state introdotte in Project server 2010 rispetto a Project Server 2007, specialmente per cio che riguarda la completa integrazione delle funzionalità di portfolio management, la user interface che è completamente in linea con gli altri prodotti della suite Office 2010 e i miglioramenti per quanto riguarda il workflow. Altre componenti richiedono invece qualche ulteriore miglioramento.

La soluzione EPM 2010 è di fatto una piattaforma “end-to-end” di PPM che può essere usata in un’ampia varietà di settori per automatizzare e supportare i processi di PPM. L’implementazione passo-passo delle aree fuzionali a livello di portafoglio (es. resource capacity management, schedule management e gestione di tempi e costi) può essere fatta con maggior facilità rispetto alle versioni precedenti.

Mercato degli strumenti PPM

La sempre crescente penetrazione di progetti e programmi come modalità di organizzare il lavoro in molte organizzazioni necessita di modalità efficaci di gestione multi-progetto. Questo ha generato un notevole interesse nei processi di project portfolio management (PPM) che si è sostanziato nella realizzazione di molti strumenti software di supporto.
Oggi la gestione di progetti e di portafogli favorisce l’allineamento della spesa con le priorità strategiche ed aiuta i gruppi di lavoro a sviluppare progetti che rientrano nei vincoli di tempo e di budget.
Per meglio supportare il business è quindi decisamente opportuno dotarsi di strumenti che siano in grado di integrare le fonti di informazioni con la capacità di presentare viste e funzionalità di dettaglio diverse per gli executive ed i manager operativi.
Sicuramente MS EPM 2010 rientra tra gli strumenti che appartengono a questa categoria come testimoniato dalle recenti analisi del Gartner Group.

Caratteristiche di EPM 2010

I miglioramenti architetturali a suo tempo apportati a MS Office 2007 hanno costituito la base per le ulteriori migliorie introdotte in EPM 2010, specificatamente nelle seguenti aree che verranno sviluppate nelle sezioni successive:

1. Unificazione della gestione di Progetti e Portafogli
2. Interfaccia utente semplice ed intuitiva
3. Miglioramento delle componenenti per la collaborazione ed il reporting
4. Piattaforma scalabile e interconnessa

Architettura di base

La soluzione PM 2010, come detto, è costruita integrando i seguenti prodotti Microsoft:

• SQL server 2008
• SharePoint server 2010
• Project Server 2010 su MS Windows Server 2008 (entrambi a 64 bit)
• Project Pro 2010

Sul lato client la soluzione si integra ovviamente con gli altri prodotti della suite MS Office 2010.

I requisiti per l’operatività di Project Server 2010 sono i seguenti:

• Versione a 64 bit di Windows server 2008
• Microsoft SharePoint Server 2010 Enterprise version.

Project Server 2010 è disponibile solo in versione 64-bit, simile a MS SharePoint Server 2010 (che è un requisito di base per l’installazione). L’architettura a 64 sia sul server che sul database server fornisce infatti elevati livelli di performance e scalabilità.

Mentre Windows server, SQL server e SharePoint hanno il proprio ambiente integrato di amministrazione e gestione con i relativi tools, Project Server 2010 ha invece un suo autonomo ambiente di amministrazione in parte tecnico ed in parte funzionale.

Costruito su SharePoint server 2010

Dalla versione 2002, Project Server ha utilizzato i siti SharePoint per gestire i servizi di collaboration & document management.
Dalla versione 2007, l’applicazione Project Server fu completamente ricostruita basandosi su Windows SharePoint Services o Microsoft Office SharePoint Services (MOSS).
Successivamente furono aggiunte anche le funzionalità per la gestione di rischi e delle issues di progetto.
In EPM sono disponibili tutte le funzionalità e i servizi di SharePoint 2010 come ad esempio:

1. La piattaforma di business intelligence per creare facilmente report e pannelli di controllo
2. La gestione del workflow per la revisione e approvazione dei documenti di progetto
3. Ambiente di ricerca per reperire persone e dati di progetto (risorse, task, documenti ecc.)
4. Wikis, blogs e forum per interconnettere i gruppi di lavoro e favorire un elevato livello di comunicazione
5. Creazione di siti di progetto sulla base di specifici templates
6. La pubblicazione dei documenti di base di Project Pro 2010 per facilitare la sincronizzazione e la gestione delle versioni.

Il successo incontrato da SharePoint sul mercato è stato riversato nelle funzionalità integrate in EPM 2010. Questo ha innalzato il livello di accettazione dell’utenza e ridotto gli sforzi di training e supporto. Anche le conoscenze tecniche per l’amministrazione sono simili a quelle necessarie per Sharepoint.

In definitiva si può dire che SharePoint ha aggiunto un notevole valore alle altre funzionalità presenti nella soluzione EPM 2010. Come piattaforma di collaborazione, SharePoint Server 2010 offre notevoli capacità di cui finisce per beneficiare anche il resto.

Cosa c’è di nuovo in EPM 2010?

Il sistema, rispetto alle versioni passate, integra più funzionalità dei processi di Project Portfolio Management all’interno di Project Server e SharePoint.

Nella versione EPM 2007 le funzionalità di Portfolio Management e Project Management erano gestite da applicazioni separate. In EPM 2010 sono invece incluse le seguenti capabilities:

Project Portfolio Management

1. Tecniche unificate di PPM
2. Avvio di progetto e sviluppo del business case
3. Prioritizzazione in collegamento con gli obiettivi strategici
4. Selezione dei progetti, prioritizzazione e ottimizzazione
5. Capacity planning
6. Time reporting in modalità “single entry”

Business Intelligence

1. Database del sistema di reporting
2. Supporto cubi OLAP multipli
3. Server excel, server PerformancePoint, Secure Store

Inoltre tutto il pacchetto è allineato alla user interface “Ribbon” della soluzione SharePoint ed il passaggio obbligato attraverso il Project Server non è più necessario per via della gestione centralizzata dei dati.
Poichè il server Excel è integrato nella soluzione SharePoint, esso fornisce una piattaforma di Business Intelligence con cui è facile creare pannelli e reports personalizzati. Inoltre le funzionalità di workflow consentono una agevole gestione delle versioni, delle revisioni e dei processi di approvazione.

La soluzione EPM fornisce anche un modulo “on demand” per catturare le variazioni del lavoro svolto/da svolgere da semplici tasks a progetti complessi e programmi in modo da poter essere gestiti dai workflow di governance lungo tutto il loro ciclo di vita.

Nelle sezioni successive alcune di queste funzionalità vengono riviste con maggior dettaglio.

Unificazione della gestione di Portafogli, Programmi, Progetti

Questo è senza dubbio uno dei miglioramenti decisivi che è stato realizzato da Microsoft.
Ciò rende Microsoft EPM 2010 uno dei migliori sistemi per la gestione del portafoglio progetti attraverso le seguenti funzionalità essenziali:

• gestione centralizzata delle proposte di avvio progetto
• supporto al collegamento con il sistema di pianificazione strategica a livello corporate e a livello di business unit
• gestione del consenso in base a priorità
• prioritizzazione degli obiettivi di progetti in competizione attraverso l’analisi multidimensionale
• ottimizzazione del portafoglio e analisi what-if sotto vari vincoli di budget
• ottimizzazione riguardo la disponibilità di risorse in base a diversi scenari

Microsoft EPM 2010 ha aggiunto i processi di gestione di portafoglio attraverso i seguenti passaggi:

1. Definizione dei business drivers
2. Prioritizzazione dei business drivers
3. Verifica della consistenza delle priorità
4. Creazione del portafoglio delle proposte di progetto
5. Mappatura e matching tra proposte e business drivers
6. Analisi della performance finanziaria attraverso il modello della “frontiera efficiente”
7. Analisi della disponibilità delle risorse

Inoltre nell’ambito dei processi di gestione del portafoglio progetti è facile navigare e aggiungere o correggere informazione riguardanti i passaggi sopra descritti. Per la maggior parte dei pannelli è possibile esportare i dati in excel e fornire stampe.

Gestione delle richieste

La gestione delle richieste (in particolare le richieste di variazione dell’ambito o delle proposte di investimento) prevede la verifica, autorizzazione e implementazione dei cambiamenti all’interno del sistema di vincoli temporali, finanziari e qualitativi previsti.
Le capacità di gestione del workflow da parte di EPM 2010 consentono di svolgere tutti i passaggi necessari a risolvere le varie issues di progetto. Utilizzando checkpoints e autorizzazioni riguardo specifiche azioni il processo di gestione delle richieste di modifica si sviluppa agevolmente rendendo gli utilizzatori al tempo stesso più informati e controllati.
Il modulo consiste di un serie definita di fasi, stadi e attività supportate da workflow, pagine di dettaglio e templates
Il workflow (che può essere disegnato e personalizzato) definisce quale informazione è richiesta o bloccata in ogni stadio. Per esempio un workflow può congelare il budget dopo che un progetto è stato approvato. Un workflow può includere al tempo stesso passaggi manuali di approvazione e notifica e passaggi automatici come ad esempio l’aggiornamento del sistema ERP quando la proposta di budget viene approvata.

Ogni organizzazione può creare e mantenere nel tempo questi workflow aggiustandoli per gestire situazioni diverse.Tipologie diverse di progetti o di settori di applicazione comportano spesso workflow diversi per articolazione, fasi e ruoli coinvolti nel processo di autorizzazione.

Si può dire che questo modulo in combinazione con le funzionalità per il collegamento tra obiettivi strategici e lo svolgimento del progetto ora supporta realmente il management lungo tutto il ciclo di vita dall’emergere dell’opportunità alla chiusura del progetto e della commessa corrispondente.

Tuttavia è opportuno non esagerare nello strutturare il processo di approvazione più del necessario per evitare il rischio di rigidità e resistenze organizzative.

Ergonomia semplice ed intuitiva

L’interfaccia utente “Ribbon” introdotta già con i prodotti Office 2007 e Project Pro/server 2010 consente per i nuovi utilizzatori una notevole fluidità, mentre per gli utilizzatori del sistema precedente è inevitabile un periodo di adattamento.
In alcuni casi il passaggio veloce da un pannello all’altro può generare confusione non essendo ancora previsto uno “storico” delle operazioni svolte e dei cambiamenti introdotti.

Scheduling controllato dall’utente

La soluzione EPM 2010 contiente un “motore” per la gestione della schedulazione che può essere disabilitato da parte di utilizzatori poco esperti o per abbozzare attività di pianificazione di lungo periodo in assenza di informazioni precise.

In EPM 2010 la focalizzazione è naturalmente sull’avanzamento di progetto e la verifica del livello di disponibilità delle risorse.
Al fine di evitare un impatto negativo della schedulazione manuale è consigliabile ridurla al minimo possibile.

Vista della Timeline

In EPM 2010 è stata introdotta una nuova ed utile visualizzazione della timeline: una barra di alto livello della schedulazione può essere creata, personalizzata e mantenuta a cura del Project Manager nonchè facilmente copiata all’interno di emails e reports.

Pianificazione delle risorse

In analogia con quanto detto sulla timeline, la vista della pianificazione delle risorse mostra graficamente quali risorse sono assegnate, a quali task e quando. Vengono inoltre evidenziati i task non assegnati.
I nomi delle risorse sovracaricate appaiono in rosso.
Le dipendenze sono rispettate anche se non evidenziate.

Task inattivi

I progetti tendono a subire cambiamenti durante il loro svoglimento: possono essere aggiunti task addizionali mentre altri possono essere eliminati. Oltre che per l’evidenziazione dei task attivi/inattivi, la nuova funzionalità può essere utile poichè è possibile rimuovere un task senza cancellarlo e procedere ad analisi what-if.

Editing delle funzionalità su web

Con ogni nuova versione, Microsoft estende sempre di più le capacità del “motore” adibito a gestire la schedulazione sul Project Server.
Ciò è molto pratico per il ricalcolo dello stato del progetto particolarmente dopo un’ulteriore consuntivazione delle ore mediante timesheet basato su web.
EPM 2010 introduce alcune funzionalità di schedulazione in Project Web App che tuttavia è difficile considerare in termini di reale supporto alla schedulazione. Per esempio le risorse possono essere assegnate solo a tempo pieno. In tal senso appare improbabile utilizzare queste funzionalità in contesti evoluti.
Questo è sicuramente un ambito di miglioramento futuro per il prodotto.

Piattaforma di Business Intelligence

In EPM 2010 buona parte del reporting è stato raggruppato sotto la funzionalità di “Business Intelligence”.
Poichè Project Server 2010 è costruito su SharePoint Server 2010, gli utilizzatori possono usufruire di tutti gli strumenti disponibili nella piattaforma Microsoft BI.
Project Server 2010 incude un data-base dedicato per il reporting per l’archiviazione di dati relativi a progetti, programmi e portafogli:

• Le persone del Project Management Office possono creare cubes dipartimentali affinchè i decision makers aziendali possano concentrarsi sui loro dati e procedere rapidamente nella costruzione del reporting. Inoltre il Business Intelligence Center in Project Server 2010 include una libreria di templates preconfigurati come best practices.
• Le risorse non tecniche possono personalizzare i templates rapidamente in un editor Excel e pubblicarli semplicemente attraverso Excel Services nella dashboard in modo che i managers possano ricevere con continuità informazioni utili e rilevanti.
• Le risorse con skills tecniche possono utilizzare tools più sofisticati come SQL Server Reporting Services per costruire reports complessi per rispondere ad esigenze specifiche dell’organizzazione di appartenenza.

Le pagine di SharePoint nel Business Intelligence Center possono contenere contemporaneamente reports e dashboards da differenti fonti. Ciò rende il reporting di EPM 2010 molto potente e decisamente più semplice da costruire ed utilizzare di quello ottenibile da altre piattaforme.

I miglioramenti nel Time Reporting

L’architettura per il time reporting si è evoluta nel tempo attraverso le varie piattaforme di PPM prodotte da Microsoft.

In project Server 2010 le funzionalità di time reporting sono state ulteriormente migliorate attraverso l’unificazione delle viste e degli aggirnamenti temporali e sullo stato dei task.
E’ inoltre possibile sottomettere gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento delle attività anche nel mezzo del periodo di produzione dei timesheet senza sottomettere un intero timesheet per l’approvazione.

Project Server 2010 consente inoltre di gestire un centro per le autorizzazioni amministrative, dei timesheet e degli aggiornamenti di progetto.

Amministrazione e scalabilità della piattaforma

La piattaforma di PPM in EPM 2010 è stata potenziata dalla presenza delle seguenti funzionalità:

• amministrazione centralizzata sia per la gestione di portafoglio (top-down) che di progetto (bottom-up);
• viste dipartimentali attraverso l’associazione di progetti, cubi OLAP, business drivers, risorse e campi “custom” riferibili a specifici dipartimenti;
• gestione “granulare” dei permessi e delle deleghe;
• scalabilità della piattaforma grazie alla possibilità di deployment di Project Server 2010 sia su server fisici che virtuali ed alle possibilità di accesso al server tramite web per consentire la collaborazione anche a risorse allocate esternamente.

Punti di debolezza del prodotto EPM 2010

Sicuramente l’area in cui il prodotto necessità di miglioramenti è quella della gestione finanziaria.
In particolare non ci sono processi finanziari pre-configurati ed immediatamente utilizzabili.
I dati finanziari gestiti sono sostanzialmente i costi riferibili ad attività e risorse. I ricavi non sono gestiti.
Le possibilità di integrazione con sistemi ERP sono inoltre limitate.
Per una migliore gestione finanziaria sarebbe auspicabile introdurre:

• Definizione delle strutture di costo/beneficio
• Supporto al processo di definizione dei budget a livello aziendale
• Amministrazione per centro di costo
• Capacità di “catturare” il costo attuale e le stime a finire
• Tracciamento dei ritorni economici in modo da compararli con le previsioni iniziali.

Punti di forza del prodotto EPM 2010

Certamente l’integrazione con SharePoint 2010 costituisce il principale punto di forza e vantaggio competitivo del prodotto EPM 2010 che lo rende una soluzione unica sul mercato.
Nessun altro prodotto di PPM consente il range di soluzioni che la piattaforma EPM 2010 permette, al punto che è difficile considerare i prodotti concorrenti delle vere e proprie piattaforme espandibili e scalabili.