Nelle fasi finali di un progetto spesso il clima di concitazione porta a concentrarsi sull’ultimazione delle attività da svolgere, sulla consegna degli ultimi deliverable e sulla fatturazione al cliente di quanto rimasto.
Naturalmente tutto ciò rientra effettivamente in quanto è necessario fare per concludere un progetto ma spesso si dimenticano alcuni aspetti ugualmente importanti.
Le organizzazioni più evolute sono consapevoli che la loro capacità di risultare incisive dipende dalle competenze che le proprie persone acquisiscono soprattutto nello svolgimento dei progetti cui partecipano.
Inoltre ogni progetto consente di apprendere qualcosa di nuovo che prima non era noto internamente Può trattarsi di conoscenze tecniche o metodologiche oppure di particolari accorgimenti che è stato necessario adottare per superare alcuni problemi.
Pertanto, una relazione di fine lavori deve consentire di raccogliere le informazioni chiave di un progetto per condividerle con il resto dell’organizzazione in modo da:
- accrescere le competenze interne;
- costituire un punto di riferimento per impostare analoghi progetti futuri;
- correggere eventuali disfunzioni organizzative che si sono presentate nel corso dei lavori;
- migliorare in generale la capacità di risposta organizzativa ai rischi che una certa tipologia di progetti può determinare.
Un’organizzazione che fonda il proprio business sul lavoro per progetti vende sostanzialmente al mercato le proprie competenze e quindi deve creare dei meccanismi che creino e consolidino nel tempo queste competenze.
Ciò significa che da un lato deve provvedere alla formazione del personale e dall’altro deve fare in modo che vengano arricchite le mansioni e le competenze delle persone attraverso la partecipazione a progetti significativi.
Per questi motivi è importante che le fasi finali di un progetto costituiscano anche un momento per riflettere sulle modalità con cui un progetto è stato condotto e sulle ricadute che può avere.
La relazione di fine lavori ha quindi il compito di documentare tutto questo riprendendo gli obiettivi iniziali e valutando se e come sono stati raggiunti, analizzando la performance complessiva, evidenziando gli imprevisti che sono emersi e le modalità con cui sono stati affrontati nonché tutto ciò che può essere utile per progetti futuri.
Può quindi essere utile prendere in considerazione l’articolazione di questo documento.
Struttura della relazione di fine lavori
- Informazioni sul documento (autore, ruolo, data di compilazione e storia delle varie versioni del documento)
- Titolo del Progetto
- Responsabile del progetto
- Sintesi degli obiettivi e dei principali prodotti del progetto
- Principali stakeholder coinvolti nel progetto
- Eventuali collegamenti con altri progetti o programmi
- Impostazione metodologica adottata
- Azioni intraprese per realizzare i vari prodotti del progetto
- Elementi di novità emersi in corso d’opera
- Rischi che si sono presentati
- Performance complessiva del progetto rispetto a quanto pianificato
- Lezioni apprese (nuove competenze acquisite, sintesi delle valutazioni effettuate nel corso dei lavori, eventuali attività di ricerca effettuate, risultati dei test per la verifica dell’ambito o della qualità, errori e imprecisioni riscontrati)
- Impatto nell’immediato (i cambiamenti o miglioramenti introdotti dal progetto, i benefici ottenuti, il livello di customer satisfaction, il feedback dei vari stakeholder)
- Impatto su progetti futuri
- Raccomandazioni (tutto ciò che occorre tenere presente nell’affrontare progetti analoghi)
- Conclusioni della relazione di fine lavori
- Riferimenti
- Appendici (opzionale)
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