Proprio come gli approcci Kaizen o Lean, la metodologia 5S ha le sue origini in Giappone con l’obiettivo di ottimizzare l’organizzazione del lavoro.
Si chiama ‘5S’ perché comprende 5 passaggi: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.
Tradotto in italiano: Eliminare, Ordinare, Pulire, Standardizzare e Sostenere.
Applicando la metodologia 5S e i suoi standard, le organizzazioni possono aumentare la loro efficienza ed efficacia riorganizzando il modo di lavorare ed eliminando gli sprechi.
L’aspetto chiave è l’introduzione di un processo standardizzato per organizzare il lavoro.
Se implementato correttamente, questo metodo può anche aiutare i project manager e i team di progetto a risparmiare tempo, denaro e sforzi nello sviluppo di un progetto.
L’applicazione del metodo 5S per il miglioramento dei progetti non è così difficile, ma all’inizio può richiedere tempo e sforzi aggiuntivi che verranno ampiamente ripagati nel tempo, perché consentiranno di lavorare in modo più efficiente.
Passaggio 1: Eliminare (Seiri)
Il primo passo è organizzare il posto di lavoro eliminando ciò che non è essenziale e mettendo in ordine tutto il resto in modo che possa essere facilmente ritrovato e utilizzato.
In questo modo non ci dimentichiamo delle cose importanti da fare ed abbiamo rapido accesso a ciò che ci serve.
L’idea portante è che dobbiamo conservare ed archiviare solo tutto ciò che può essere utile per attività future.
Il vantaggio del primo passaggio è che possiamo sbarazzarci di ciò che è inutile e liberarci dal disordine in modo da non dover perdere tempo a cercare ciò di cui abbiamo bisogno. Ciò aumenterà in modo significativo l’efficienza e la produttività.
Come implementare il primo passaggio del metodo 5s per il miglioramento del progetto
Pensiamo a tutti gli strumenti software e fogli excel utilizzati dalla nostra organizzazione. Quanti di questi strumenti sono davvero utilizzati?
Tutti i membri dei team e i dipartimenti utilizzano lo stesso software o ogni team ne utilizza uno diverso? Ciò può rendere la collaborazione e la comunicazione estremamente inefficienti.
Invece è possibile concentrarsi sull’utilizzo di un unico strumento software e trasferire in esso ciò che facciamo con i fogli excel.
In questo modo potremo beneficiare di funzionalità più avanzate e al tempo stesso risparmiare tempo nel reperire ed archiviare le informazioni. Questa razionalizzazione servirebbe anche ad allineare i vari dipartimenti nell’utilizzo degli stessi strumenti e supporti.
Passaggio 2: Ordinare (Seiton)
Dopo aver eliminato strumenti e supporti duplicati o inutili, è tempo di mettere ordine.
Parte del passaggio è già stata eseguita nel passaggio 1 in cui gli strumenti sono stati classificati in categorie specifiche. Ora possono essere collegati al contesto in cui debbono essere utilizzati.
Come implementarlo per il miglioramento continuo del progetto
La documentazione è una parte importante della gestione del progetto e molti file possono accumularsi durante il lavoro.
È facile perdere traccia dei vari documenti e file dopo un po’, motivo per cui è necessario sviluppare un sistema di documentazione efficiente ed efficace.
Si può creare un archivio dove verrà conservata tutta la documentazione prodotta dai vari progetti per poterla riutilizzare in iniziative future. Ad esempio, ci si potrà basare sui dati storici e sulle lesson learned per effettuare stime più precise e affidabili per i nuovi progetti.
Ciò renderà anche più facile per i membri del team trovare i documenti che stanno cercando.
Un software di project management con ottime funzionalità di gestione documentale può supportare ulteriormente questo processo.
Passaggio 3: Pulire (Seiso)
Il terzo passo nell’applicazione delle 5S, dopo aver ordinato gli strumenti di lavoro, è la manutenzione regolare del nuovo sistema.
In sostanza, significa mantenere ordinato nel tempo il sistema di lavoro evitando di riprodurre il disordine precedente.
Quindi occorrerà riordinare periodicamente i supporti utilizzati per evitare di lasciare files e documenti fuori dall’archivio del sistema individuato per la loro gestione.
Può capitare occasionalmente che siano state mandate in giro tramite mail versioni diverse dello stesso documento.
Nel tempo questo non dovrà avvenire e quindi sarà necessario riportare la situazione a norma altrimenti si potrebbero avere errori di valutazione e impatti negativi sulla produttività.
Applicazione nel project management
Anche un ambiente software necessita comunque di una manutenzione regolare.
Occorre assicurarsi di utilizzare sempre l’ultima versione ottenendo sempre gli aggiornamenti più recenti. Gli aggiornamenti includono spesso correzioni di bug e anche la chiusura di potenziali falle di sicurezza. In caso contrario ci può essere il rischio di perdita di dati e vulnerabilità esterne.
Inoltre occorre fare in modo che al termine di ogni progetto la documentazione prodotta venga ricontrollata ed archiviata nel sistema per usi futuri.
Passaggio 4: Standardizzare (Seiketsu)
I precedenti passaggi del metodo 5S devono essere standardizzati.
Ciò significa che devono essere proceduralizzati e devono costituire il modo di lavorare standard di un organizzazione nella gestione dei progetti.
Avere una guida standard ufficiale farà anche in modo che i gruppi di lavoro non ricadano in cattive abitudini.
Invece svilupperanno col tempo nuove abitudini più efficienti che consentiranno loro di lavorare in modo più produttivo.
Gli standard eliminano anche l’incertezza e la confusione, in quanto servono come riferimenti operativi.
È quindi importante comunicare chiaramente e formalmente i nuovi standard ai gruppi di lavoro. Per aiutare questo passaggio si possono creare liste di controllo per verificare che tutti eseguano correttamente i passaggi previsti dall’applicazione del metodo 5S per il miglioramento continuo di un progetto.
Applicazione nella gestione di un progetto
Questo passaggio potrà sembrerà ovvio ai project manager poiché la gestione di un progetto cerca sempre di rendere i processi più efficienti standardizzandoli.
Non solo i processi di lavoro possono essere standardizzati, ma anche i processi di comunicazione.
Avere un chiaro processo di comunicazione in atto è la chiave del successo di un progetto. E’ bene quindi decidere quali saranno i principali processi e metodi di comunicazione utilizzati (ad es. E-mail, chat, skype, telefono ecc.) rendendoli standard.
Passaggio 5: Sostenere (Shitsuke)
L’ultimo passo della metodologia 5S è mantenere e sostenere i nuovi processi e standard in modo da evitare che il team ritorni ad abitudini familiari, ma inefficienti.
Un modo per garantire ciò è includere l’implementazione del 5S nella valutazione delle prestazioni individuali.
Tuttavia, gli standard stabiliti non sono fissati nella pietra, è necessario adattarli alle nuove circostanze e modificarli secondo necessità.
Il metodo 5S è un processo di miglioramento continuo che può evolversi nel tempo, ma l’obiettivo rimane: rendere il modo di lavorare più efficiente ed efficace.
Come implementarlo nel project management
I responsabili di progetto devono comunicare regolarmente al team gli standard e le best practices.
Le riunioni di revisione delle performance del progetto sono buone opportunità per valutare l’aderenza del team agli standard e ai processi stabiliti e anche per fornire e ottenere un feedback.
La misurazione della performance può aiutare nel valutare il successo del metodo, ma anche ad identificare le aree su cui intervenire.
Benefici dell’applicazione del metodo 5S per il miglioramento dei progetti
- Eliminazione di sprechi e inefficienze
- Eliminazione di duplicazioni e ridondanze
- Razionalizzazione dei criteri di utilizzo del software
- Riduzione di costi
- Ottimizzazione dei flussi di lavoro
- Standardizzazione dei processi
- Comunicazioni più efficienti
- Gruppi di lavoro più focalizzati
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