Proporre un progetto

Conoscere le modalità per proporre un progetto in modo efficace è una competenza chiave.

Un progetto ben articolato e illustrato in modo coinvolgente è indispensabile per avere successo in molti settori.

Infatti, risultare incisivi con i propri stakeholders, con gli investitori e con il management è fondamentale per suscitare interesse e per ottenere supporto.

Occorre usare un linguaggio comprensibile da tutti, evitando il ricorso a termini troppo da “addetti ai lavori”. Inoltre essere concisi favorisce la concentrazione dei nostri interlocutori sugli aspetti chiave da valutare.

Inoltre occorre porre estrema cautela nel fornire le informazioni di carattere economico-finanziarie documentandole accuratamente ed indicando il modo con cui sono state effettuate le stime.

Proporre un progetto significa aver ben chiaro a chi ci rivolgiamo e quali sono gli obiettivi che ci ripromettiamo di raggiungere.

Può trattarsi di una proposta commerciale, di una proposta di investimento, di una ipotesi di collaborazione, di un’iniziativa imprenditoriale, di una start-up oppure di una richiesta di inserimento nel portafoglio progetti aziendale.

In ciascuno di questi casi sono diverse sia le finalità che gli interlocutori.

Passaggi per proporre un progetto

E’ bene procedere in modo strutturato dedicando sufficiente tempo per curare tutti i seguenti aspetti:

1. I destinatari. E’ opportuno mettere in conto che chi leggerà la proposta probabilmente sarà pieno di impegni, andrà di fretta e non sarà disposto a concedere alcuna particolare attenzione. Capacità di sintesi e forza di persuasione sono i fattori chiave in questi casi. Occorre mettersi nei panni dei propri interlocutori, comprendere cosa è importante per loro e le possibili obiezioni o domande che possono emergere. In tal senso, è utile costruire la proposta anticipando tali richieste e fornendo quindi tutte le spiegazioni integrandole nella struttura del documento o della presentazione.
2. Gli obiettivi. Cosa ci si ripromette di raggiungere attraverso il progetto proposto? Quali sono i benefici, le opportunità da cogliere, i possibili risparmi, i problemi risolti? Su questi punti è bene fornire elementi che documentino ciò che si sostiene. Analisi, statistiche, dati a sostegno delle nostre valutazioni.
3. La soluzione. Con riferimento agli obiettivi precedentemente illustrati, a questo punto occorre presentare le modalità con cui si intende superare i problemi. Molto spesso possono esistere soluzioni diverse per affrontare e risolvere lo stesso problema oppure per realizzare una determinata soluzione. E’ quindi bene rappresentare tutte le ipotesi e gli scenari possibili nonché il percorso logico che porta a preferire un approccio piuttosto che un altro.
4. I risultati prodotti. Nel proporre un progetto occorre essere molto chiari su cosa verrà prodotto dal progetto stesso e quali saranno gli elementi tangibili che verranno rilasciati.
5. Il piano. Mentre gli elementi precedenti hanno a che vedere con il “Cosa” si intende realizzare, questa parte riguarda il “Come”. Quali saranno le tempistiche? Quali saranno le risorse necessarie (umane, mezzi, materiali…)? Quali saranno i costi e come saranno distribuiti nel tempo? Quanto tempo occorrerà attendere prima di cogliere i benefici e gli eventuali profitti? Quali sono gli eventuali rischi e le possibili misure di protezione?
6. Le conclusioni. In questa parte della proposta andrà ricostruita una visione di insieme che riepiloghi i punti salienti precedentemente trattati. L’obiettivo è suscitare l’iniziativa dei nostri interlocutori mobilitandone l’attenzione e le energie nella direzione desiderata. Costituisce una sorta di “momento della verità” in cui si vuole verificare il reale interesse dei nostri interlocutori nei confronti del progetto. Il punto chiave nel proporre un progetto è evidenziare e documentare che i benefici superino in modo significativo i costi. E le conclusioni della proposta devono ulteriormente sottolineare questo aspetto.