Il ruolo di project manager può essere declinato in diversi modi in relazione a particolari necessità applicative ed al modello organizzativo presente in una determinata organizzazione.
In particolare, nelle organizzazioni funzionali e nelle organizzazioni a matrice debole le responsabilità prevalenti nella gestione dei progetti sono affidate ad uno o più manager funzionali.
Soprattutto nelle realtà di piccole dimensioni che gestiscono pochi progetti, raramente sono presenti project manager qualificati che svolgono questa attività a tempo pieno.
In questi casi sono i responsabili funzionali che di volta in volta assumono su di sé il ruolo di responsabile di progetto e delegano alcune attività a figure intermedie in grado di affiancarli nella gestione di alcuni processi di project management:
- Il Coordinatore di progetto. Può prendere alcune decisioni volte a favorire l’operatività dei gruppi di lavoro ma non può definire le politiche e la governance del progetto. Ad esempio, si occupa di gestire gli stati di avanzamento per gli aspetti di consuntivazione ma deve riportare al manager funzionale oppure ad un project manager esperto le decisioni chiave. Inoltre si occupa della predisposizione della documentazione e di fornire chiarimenti su di essa ai vari stakeholder del progetto. Calendarizza gli incontri e invia i report ai soggetti interessati raccogliendo i feedback. Coinvolge i ruoli chiave nel prendere le decisioni che lui stesso non può prendere.
- Il Project Expediter. Non può prendere decisioni in autonomia. Si occupa solo della gestione della comunicazione da e verso il team di progetto. Affianca il responsabile funzionale nel gestire la corrispondenza di progetto e si occupa di interagire con gli altri stakeholder veicolando report e documenti prodotti dal team di progetto. Nello svolgere questo ruolo ha modo di rendersi conto delle principali dinamiche che si svolgono all’interno di un progetto e di acquisire l’esperienza necessaria per svolgere in seguito il ruolo di project coordinator.
Pertanto sia il coordinatore di progetto che il project expediter sono ruoli che operano affiancati da altri ruoli più esperti e costituiscono quindi ruoli intermedi all’interno del percorso di sviluppo professionale per diventare responsabile di progetto.
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