Best practices nella gestione dei progetti

Il project management contempla una serie piuttosto numerosa di tecniche per gestire le varie fasi del ciclo di vita di un progetto.

Tra di esse ce ne sono alcune che però hanno un’importanza particolare, tanto che può essere opportuno predisporne un’elenco che possa anche servire come lista di controllo per verificare che tutti gli aspetti più importanti di un progetto sono stati affrontati.

Disporre di una serie di best practices nella gestione dei progetti aiuta a mantenere salda la focalizzazione su ciò che conta e gestire il resto con un livello di priorità più basso.

A volte, non avere una traccia delle azioni che devono essere svolte per gestire un progetto porta a rincorrere le emergenze che si creano proprio perché non si opera in modo strutturato ed organizzato e ci si fa trascinare dalle circostanze.

Aderendo alle prassi indicate nel seguito ci sarà una minore probabilità che qualcosa possa andare fuori controllo e comunque diviene chiaro cosa può essere fatto per riportare il progetto in linea con le aspettative.

Principali best practices

1. Coinvolgere il team nella progettazione iniziale. E’ il modo migliore per ottenere che il team di progetto comprenda bene i compiti da svolgere e si assuma di conseguenza la responsabilità e l’impegno necessario per completare il lavoro entro i vincoli concordati. Difficilmente persone che hanno collaborato a definire il da farsi potranno addurre motivazioni valide per defilarsi al momento di mettere in pratica quanto concordato.
2. Definire i requisiti coinvolgendo la committenza. Spesso i clienti interni/esterni si presentano con un elenco di requisiti di alto livello. E’ necessario considerare questi requisiti una sorta di punto di partenza per un lavoro che dovrà vedere come parte attiva il team di progetto e dovrà coinvolgere il cliente nel verificare che le soluzioni proposte siano coerenti e compatibili con le sue aspettative. Altrimenti c’è il rischio di procedere sulla base di ipotesi non condivise e che non scontano il consenso della committenza.
3. Attuare una gestione pianificata dei rischi. Molti preferirebbero lasciare questa parte del lavoro fuori della lista ma si tratta probabilmente della più importante tra le best practices nella gestione dei progetti. In molte realtà non si vuole nemmeno sentire parlare di rischi quasi che non parlarne equivalga a rimuoverli. Ma facendo in questo modo si finisce per incontrare lungo la strada situazioni che con un minimo di pianificazione possono essere anticipate e risolte mentre sul momento si rischia di subirle. Definire un piano ed un budget per gestire la contingency soprattutto su progetti nuovi può essere davvero un “salva-vita” per ogni project manager.
4. Effettuare sempre una riunione di avvio. Prima di far partire il progetto è bene sempre effettuare un kickoff meeting per allineare tutti i soggetti coinvolti nel progetto, valutare le eventuali perplessità, chiarire gli aspetti dubbi ed ottenere l’impegno di tutti alla massima collaborazione.
5. Rivedere periodicamente la schedulazione. E’ bene effettuare una revisione settimanale del cronoprogramma in modo da arrivare preparati all’incontro di stato di avanzamento dei lavori. In questo modo si potranno anche anticipare degli interventi correttivi prima di consuntivare lo stato del progetto.
6. Rivedere periodicamente il budget di progetto. Parallelamente alla revisione della schedulazione è bene rivedere l’andamento dei costi effettivi per confrontarli con i costi pianificati. Se poi viene applicata sul progetto la tecnica dell’Earned Value, ciò consentirà di effettuare anche una serie di previsioni a finire. Si tratta di una delle best practices nella gestione dei progetti più sofisticate e non sempre viene applicata in tutti i contesti ma fornisce uno strumento potente per valutare e documentare la redditività in corso d’opera del progetto ed informarne i principali stakeholder.
7. Valutare sistematicamente la performance del progetto. Effettuare una riunione di avanzamento lavori con il cliente almeno ogni due settimane in modo da tenerlo allineato e coinvolto sull’andamento dei lavori e cogliere l’occasione per valutare la customer satisfaction e le ulteriori necessità.
8. Svolgere incontri settimanali con il team di progetto. Ciò consente di risolvere le problematiche che si presentano durante lo svolgimento dei lavori avendo il tempo di rifletterci sopra individuando le soluzioni migliori prima di dover arrivare alla riunione di valutazione della performance.
9. Valutare la qualità dei deliverable e la conformità ai requisiti concordati con la committenza. Preliminarmente alla consegna di ciascun prodotto del progetto è bene effettuare una verifica prima interna e poi con il cliente che siano stati rispettati i requisiti definiti nella descrizione dell’ambito del progetto.
10. Valutare il livello di disponibilità delle risorse. Confermare periodicamente il livello di impegno del team di progetto per verificare che non si determinino assenze significative delle risorse critiche coinvolte nelle attività che compongono il percorso critico del progetto. Ciò consentirà di intervenire in tempo per coprire eventuali periodi scoperti.
11. Coinvolgere gli stakeholder. Definire ed attuare un piano di comunicazione e coinvolgimento degli stakeholder è una delle best practices migliori nella gestione dei progetti. Consente di individuare una strategia nei confronti degli stakeholder più influenti e di cerare meccanismi che determinino consenso e partecipazione. Molti progetti falliscono perché alcuni importanti stakeholder vengono coinvolti troppo tardi e questo può portare a fallimenti ed a dover rivedere l’intero progetto.
12. Definire un piano di supporto per quando il progetto sarà terminato. Molti progetti si concludono positivamente ma non sempre i loro prodotti vengono utilizzati. Spesso la committenza ha problemi nel gestirli in produzione oppure viene persa la determinazione iniziale. Concordare con i clienti un piano di supporto può consentire di superare questo problema e di costruire le basi per una fidelizzazione del cliente.