Colloquio di valutazione delle prestazioni

Il colloquio di valutazione delle prestazioni è sicuramente un momento particolarmente importante all’interno di quelle organizzazioni che applicano prassi strutturate e formalizzate di gestione delle risorse umane.

E’ importante per ciascun valutatore che deve prepararsi accuratamente per poi compilare e discutere con ogni collaboratore valutato la scheda di valutazione il cui format è predisposto dalla Direzione Risorse Umane.

E’ importante per ogni valutato perché formalizza i risultati del suo lavoro e definisce le aree di miglioramento ed i fabbisogni di formazione manifestati nel periodo di riferimento.

E’ importante per l’organizzazione cui appartengono valutato e valutatore che il colloquio di valutazione non si trasformi in un fatto puramente burocratico, una sorta di pagella, che non coglie invece la necessità di ricercare una sintonia fine tra obiettivi aziendali, obiettivi di settore e obiettivi delle singole persone.

In tal senso, il colloquio di valutazione delle prestazioni presenta la duplice finalità di fotografare la prestazione e di traguardarla in un’ottica di sviluppo individuale

Pertanto prenderà in considerazione:

• il livello di copertura delle mansioni previste dal ruolo del valutato;
• i comportamenti organizzativi agiti dal valutato;
• gli obiettivi assegnati nel periodo di riferimento ed il loro grado di raggiungimento.

Perché risulti efficace è necessario definire ciò che andrà fatto prima dell’incontro con il valutato, durante l’incontro e dopo il colloquio.

Preparazione del colloquio di valutazione delle prestazioni

La correttezza e professionalità dell’incontro tra il Valutatore ed il Valutato sono fondamentali affinché questo momento possa risultare gratificante per entrambi.

Obiettivo dell’incontro è il reciproco scambio di informazioni riguardo:

1. L’adattamento del Valutato rispetto alla job description della sua posizione organizzativa.
2. Gli obiettivi assegnati, la loro realizzazione e le modalità di gestione.
3. Le competenze e le capacità acquisite o da acquisire.
4. Le necessità formative conseguenti ai punti 1-2-3
5. Le possibilità di evoluzione professionale ed i percorsi di carriera disponibili.

E’ bene ricordare che la valutazione dovrà essere preceduta da una “registrazione” neutrale di quanto prodotto dal Valutato nel periodo di riferimento (annuale o semestrale) cui il colloquio si riferisce.

Ciò significa che il valutatore dovrà acquisire preliminarmente alla compilazione della scheda tutti gli elementi che oggettivamente descrivono il lavoro svolto dal valutato.

Sarebbe in tal senso auspicabile che questo avvenisse durante tutto l’arco dell’anno (e non solo in prossimità del colloquio) secondo lo schema di gestione della performance sopra riportato.

L’incontro dovrà essere pianificato con un anticipo di almeno una settimana per dar modo al Valutatore ed al Valutato di raccogliere tutti gli elementi conoscitivi della situazione relativa al periodo di valutazione.

Il Valutatore compilerà la scheda con le proprie valutazioni che integrerà con le considerazioni riportate dal Valutato.

Svolgimento

Per iniziare il colloquio di valutazione delle prestazioni è opportuno ricordare al collaboratore quali sono gli obiettivi dell’incontro:

• Registrare quanto avvenuto nel periodo di valutazione
• Individuare possibili difficoltà incontrate nell’espletamento delle mansioni assegnate
• Verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi assegnati
• Assegnare nuovi obiettivi
• Definire le competenze acquisite/necessarie
• Individuare le necessità formative
• Individuare le azioni del responsabile del valutato a supporto della crescita del valutato stesso
• Definire il piano di azione per il prossimo periodo

Occorre porre l’enfasi sul fatto che la valutazione non è solo una necessità aziendale ma anche un’opportunità per il Valutato di precisare meglio i propri compiti, le modalità di svolgimento e soprattutto il supporto organizzativo e formativo a lui necessario.

Ambiente e clima complessivo

E’ necessario che Valutato e Valutatore siano a loro agio e che il clima del colloquio di valutazione delle prestazioni sia di franchezza e di apertura.

E’ quindi opportuno osservare alcune semplici regole che ottimizzano lo svolgimento dell’incontro tra Valutatore e Valutato:

• Scegliere un ambiente confortevole
• Utilizzare possibilmente un tavolo rotondo e disporsi uno a fianco all’altro evitando posizioni contrapposte
• Evitare telefonate ed interruzioni
• Curare l’accoglienza precisando gli obiettivi e facendo capire al Valutato che è interesse comune avere una valutazione più obiettiva possibile
• Far parlare il Valutato affinché emergano da lui proposte o soluzioni
• Attenersi ai fatti: il Valutatore deve essere più un Notaio che un Giudice

Conclusione

Il momento finale del colloquio di valutazione delle prestazioni deve essere finalizzato a:

• riformulare quanto detto
• verificare il grado di adesione da parte del Valutato
• completare la scheda di valutazione in forma definitiva con la firma di Valutato e Valutatore
• confermare la volontà di Valutato e Valutatore ad assolvere agli impegni reciprocamente presi

Il momento del congedo deve essere utilizzato per riportare l’attenzione sugli aspetti positivi del lavoro svolto dal collaboratore e per definire il livello di impegno reciproco necessario per il periodo successivo.