Il valore del project management office è da ricondursi ad una serie di benefici e di vantaggi che derivano dall’introduzione di questa importante funzione organizzativa.
Il PMO all’interno di un’organizzazione abituata a lavorare per progetti costituisce un reparto o un gruppo di persone che definisce e gestisce gli standard con cui i progetti vengono gestiti.
In tal senso, il PMO definisce una serie di processi finalizzati ad assicurare il rispetto di tali standard e la loro applicazione nei progetti.
Il valore del project management office è pertanto strettamente collegato alla qualità e accuratezza degli standard e processi nonché alla capacità di assistere il resto dell’organizzazione nella loro applicazione.
Inoltre esso supporta il management nella gestione del portafoglio progetti aziendale fornendo i criteri per l’allocazione delle risorse e degli investimenti nonché le informazioni sull’andamento dei lavori in corso d’opera.
Ulteriori benefici introdotti dall’adozione di tale funzione organizzativa sono:
- Il PMO consente una maggiore precisione nella gestione dei progetti in termini di budget, risorse e tempistiche ad essi associati. Ciò riduce le probabilità di fallimento ed aumenta di conseguenza il livello di soddisfazione dei vari stakeholder e del team di progetto.
- Il Project Management Office, a fronte dell’aumentata accuratezza di gestione, permette di conseguire sensibili risparmi sui costi di gestione in virtù dell’ottimizzazione di tutte le variabili coinvolte nei progetti.
- Il PMO assicura alle organizzazioni lo sviluppo e l’applicazione di standard che portano ad un miglioramento della capacità di gestione dei progetti ed all’omogeneità delle competenze dei project manager e dei team di progetto.
- Il Project Management Office è in grado di migliorare in modo decisivo il processo decisionale del management per quanto riguarda l’allocazione degli investimenti sui vari progetti. Inoltre, mantenendo visibilità sull’andamento dell’intero portafoglio progetti, consente di prendere decisioni che favoriscano l’avanzamento e l’integrazione dei progetti.
- Il PMO in collaborazione con i vari project manager consente di assicurare una costante attività di controllo sui progetti e di verificare in corso d’opera l’allineamento dei lavori con gli obiettivi concordati.
- Il Project Management Office può fornire assistenza ai responsabili ed ai gruppi di progetto in tutte quelle situazioni chiave in cui è necessario un affiancamento da parte di persone esperte. In tal senso, può fornire consulenza interna e formazione sull’applicazione degli standard.
- Il PMO assicura il coordinamento di tutte le risorse coinvolte nei progetti favorendone l’allocazione così come la riallocazione nel momento in cui terminano il lavoro e possono essere utilizzate in altri progetti.
- Il PMO mantiene visibilità sul valore creato dai vari progetti in termini di contributo al business aziendale e di nuove competenze acquisite.
Nell’introdurre il PMO all’interno di un’organizzazione è quindi molto importante che si tenga conto della necessità di bilanciare il resto dell’organizzazione in modo da minimizzare le resistenze interne e favorire l’integrazione di questa nuova struttura.
Infatti, perché possa emergere il reale valore del project management office, è necessaria la completa collaborazione delle altre funzioni aziendali con cui dovrà interfacciarsi per svolgere compiutamente il proprio ruolo.
Tag: 
Categoria: