Un framework per il successo

La capacità di un’organizzazione di portare a compimento i propri progetti dipende da numerosi fattori.

Non si tratta solo di disporre di project manager preparati e competenti. Si tratta soprattutto di creare le condizioni perché tali competenze possano esprimersi compiutamente.

Occorre diffondere a tutti i livelli la cultura del project management.

I team di progetto devono conoscere le logiche complessive con cui ogni progetto deve essere gestito perché questo fatto favorisce la collaborazione e migliora la comprensione e l’integrazione tra gruppi di lavoro e responsabili di progetto.

Ci sono diversi modi per valutare il livello di maturità di un’organizzazione nell’applicare le logiche del project management. Il più noto è il metodo OPM3.

Ma, al di là dei criteri di misurazione, può essere utile definire quali sono le aree su cui una organizzazione deve investire per migliorare la propria capacità di gestire i progetti.

Una sorta di framework per il successo. Un modello concettuale di riferimento che fornisca le linee guida con cui orientare le proprie iniziative di sviluppo organizzativo.

Il modello di riferimento

Prima di tutto occorre prendere in considerazione i fattori strutturali:

• Strategia. E’ necessario definire il proprio approccio nella gestione di ogni progetto. In tal senso occorre adottare una metodologia di project management che fissi le linee guida che ogni progetto deve rispettare. Inoltre, quando il numero di progetti è elevato, è opportuno dotarsi di un sistema di gestione dell’intero portafoglio progetti che supporti il management nell’allocazione delle risorse (umane e finanziarie). Ciò consentirà anche di verificare il livello di allineamento di ogni progetto rispetto agli obiettivi strategici dell’organizzazione facilitando la chiarificazione sulle priorità da assegnare a ciascuna iniziativa.
• Struttura. L’adozione di una metodologia per la gestione dei progetti richiede di dover precisare i ruoli coinvolti ed i principi di governance del portafoglio progetti. Inoltre può essere opportuno creare di una struttura specifica (PMO) che coordini le attività di tutti i progetti in modo da aiutare il management a prendere le decisioni migliori sulla base di informazioni tempestive.
• Sistemi. Ogni progetto presenta una sua oggettiva complessità in quanto numerosi sono i fattori da gestire. Oggi è possibile usufruire di strumenti sofisticati in grado di fornire ai project manager le informazioni necessarie per pianificare ed avviare le attività richieste e per documentare le decisioni da prendere. L’utilizzo del software di project management consente di risparmiare tempo e di evitare errori grossolani nelle valutazioni. Semplifica quindi il lavoro dei responsabili di progetto e consente loro di individuare le attività critiche cui dedicare maggiori energie ed attenzioni.

Un framework per il successo deve poi prendere in considerazione le modalità di gestione dei team di progetto:

• Persone. Costituiscono il patrimonio più prezioso di una organizzazione. Gestire le persone in modo efficiente e ottenere il meglio da loro è la responsabilità principale di un manager, ed un responsabile di progetto può e deve avere una grande influenza su tutti coloro che sono coinvolti nel progetto. E’ quindi importante sviluppare una conoscenza approfondita dei componenti di un team in modo che si possa aiutarli a sviluppare le loro competenze creando le opportunità per crescere come professionisti. Questo aiuterà un’organizzazione nel trattenere i talenti migliori riducendo il tasso di turnover del personale.
• Stile di leadership. La capacità di guida delle persone è una dote importante per un responsabile di progetto e una componente fondamentale di un framework per il successo. Ancora più importante è il modo con cui viene espressa. Nel mondo attuale gli stili autoritari risultano sempre meno efficaci. Spesso l’autorità stessa viene messa in discussione così come i principi di legittimazione. C’è un forte bisogno di autorevolezza a tutti i livelli. Un’autorevolezza che non deriva dal ruolo occupato ma dalle competenze che si è in grado di mettere al servizio dei team di progetto. In particolare le competenze metodologiche che possono aiutare i gruppi di lavoro a procedere più speditamente ed a focalizzarsi sugli obiettivi di progetto.
• Competenze. Gestire un progetto richiede oggi la capacità di integrare competenze tecnico-specialistiche e competenze metodologiche tanto più importanti quanto maggiore è il livello di complessità ed articolazione dei lavori da svolgere. Si tratta quindi di accompagnare i team di progetto ed i responsabili nell’acquisizione progressiva di tali competenze anche attraverso programmi di certificazione.
• Trasparenza. Per quanto possibile, è importante che un progetto sia gestito come “una casa di vetro”. Tutti devono avere la possibilità di accedere a tutte le informazioni disponibili in ogni momento. In alcune organizzazioni c’è la tendenza a “trattenere” le informazioni, a non diffonderle o a renderle accessibili solo ad alcuni. Se non esistono evidenti questioni di riservatezza, ciò deve essere evitato. In questo modo verrà facilitato il lavoro di tutti e si rimuoveranno molti alibi perché nessuno potrà dire di non essere stato informato per tempo.