Tecnologia per l'ottimizzazione dei piani

Non è certo una novità che le aziende e il loro personale siano sempre più spinti a fare le cose meglio, più rapidamente, in modo più sicuro e con risorse sempre più ridotte al fine di contenere i costi.

Si tratta di obiettivi che non è facile coniugare tra loro. L’unico modo consiste nel migliorare la produttività introducendo tecniche, metodi e strumenti per recuperare efficienza.

A tal fine, molte organizzazioni mature dal punto di vista della pianificazione stanno rinnovando la loro attenzione sui processi di delivery nel tentativo di ottimizzare la propria capacità di rispettare i piani.

In questo contesto, il termine “pianificazione” comprende sia i concetti di pianificazione (semplicisticamente ciò che deve essere fatto) e programmazione (quando si può fare).

Come ci si aspetterebbe, i responsabili di progetto spendono una quantità enorme di energia e concentrazione nel tentativo di generare piani “ottimali” nel rispetto dei vincoli di costi, tempi e qualità.

Tuttavia la realtà è che il notevole volume di attività da svolgere può facilmente sopraffare la nostra capacità di elaborare in modo efficace le informazioni. Questo fatto porta a piani non ottimizzati.

In alcuni settori non è raro dover prendere in considerazione contemporaneamente più piani (10, 20, 30, 40 o più) per acquisire visibilità sulla situazione del portafoglio progetti.

Inoltre per molte organizzazioni i piani a livello di unità funzionale o di business potrebbero non essere coerenti con un piano ottimizzato per l’intera impresa. Rivedere i piani di settore per renderli compatibili con il piano globale può richiedere molto lavoro se non si dispone di una tecnologia adeguata.

Queste sfide combinate creano un’opportunità per la tecnologia nell’assistere i project manager in compiti che vanno oltre i confini degli strumenti di pianificazione tradizionali come Microsoft Project, Oracle Primavera P6 e il buon vecchio Microsoft Excel.

I software di project portfolio management contengono strumenti idonei ad una costruzione e gestione di piani integrati tra loro.

Ciò significa che è possibile, ad esempio, raccogliere in tempo reale informazioni che provengono dai vari progetti per valutare attraverso modelli matematici le modifiche da apportare ai piani ed ai programmi e portafogli di cui fanno parte.

Naturalmente questa tecnologia per l’ottimizzazione dei piani non sostituisce chi si deve occupare di pianificazione, ma lo affianca suggerendo opzioni e permettendogli di sviluppare strategie basate su dati oggettivi.

Spesso i problemi che sono dietro a ritardi e sotto-ottimizzazioni dipendono dalla dinamica dei rapporti organizzativi. Intervenire su di essi richiede da un lato capacità di analisi e dall’altro doti di leadership.