Per un project manager è importante assicurare certezza organizzativa assumendo la leadership di un team e portando ordine nei lavori.
Spesso il personale assegnato al progetto svolge compiti di carattere operativo secondo gli standard che sono propri dell’area organizzativa di appartenenza.
Da queste premesse nasce l’esigenza di definire la struttura di un progetto in modo organico.
In tal senso, per fare in modo che le persone che provengono da differenti settori riescano a collaborare tra loro, è necessario quindi introdurre regole e modalità operative che ne favoriscano l’integrazione pur nel rispetto delle prassi in vigore nel proprio settore.
Inoltre è necessario definire un sistema di ruoli compatibili con gli obiettivi di progetto chiarendo il rapporto tra cosa deve essere fatto, quando deve essere fatto e chi lo deve fare.
Nel seguito verranno quindi presentati i riferimenti ad una serie di articoli attraverso i quali approfondire i diversi aspetti che caratterizzano la struttura di un progetto.
Modalità di comunicazione
E’ importante definire le linee di riporto che dovranno essere adottate per facilitare le comunicazioni all’interno di un progetto e gli standard di documentazione che occorrerà produrre durante tutto il ciclo di vita di un progetto. Naturalmente, tali standard non dovranno essere definiti solo per il progetto in corso ma dovranno avere validità più ampia ed assere quindi dei veri e propri asset aziendali.
Struttura di un progetto: best practices
Per assicurare consistenza ai prodotti di un progetto è necessario adottare una metodologia di project management robusta e ritagliata sull’operatività di un’organizzazione. Deve cioè tenere conto del settore in cui si opera e del conseguente modello organizzativo in cui deve essere calata. Inoltre deve prevedere un sistema per gestire le varianti in corso d’opera che possono essere introdotte per modificare l’ambito o alcune specifiche dei prodotti del progetto.
Procedure per la gestione dei rischi e delle criticità
La gestione dei rischi di un progetto non è un’attività opzionale. Nel senso che un project manager è chiamato a presidiare, oltre al processo di delivery, anche tutti gli eventi che possono ostacolare il regolare avanzamento dei lavori. Pertanto deve definire i rischi potenziali e prevedere adeguate strategie di risposta. Inoltre deve tracciare tutti problemi che inevitabilmente costelleranno il ciclo di vita di un progetto.
Modalità di controllo
Una volta definita la struttura di un progetto, il project manager dovrà assicurare adeguati standard per effettuare il monitoraggio e controllo. Ciò implica la raccolta di dati, l’elaborazione di informazioni e la produzione di report per informare tutti gli stakeholder di come procede il lavoro ed illustrare quali interventi si rendono necessari per favorirne il completamento. A tal fine è anche necessario definire le metriche che verranno adottate per effettuare le misurazioni.
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